Was du für eine Medienpräsentation brauchst

Bei einer Medienpräsentation müssen Technik, Empfang und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Plane deshalb nicht nur Projektor und Mikrofone ein, sondern auch Adapter, Namensschilder, Pressemappen und genug Gläser für den gesamten Ablauf. Für die Mengen zählen vor allem die Zahl der angemeldeten Gäste, die Dauer und ob nach der Präsentation ein Catering folgt. Diese Liste deckt die typischen Engpässe ab, die am Veranstaltungstag zu spät auffallen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
Pennenlaser

Geschirr

WeingläserAnz. 90
WassergläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 80
ServierbesteckAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3

Dekoration

Logo-Rückwand
TischdeckenAnz. 10
TischläuferAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
Wegweiser-SchilderAnz. 8
PfeilaufkleberAnz. 24
TischnummernAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Ingwerbier - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Bier - 96 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Cocktailmix - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Miniwraps - 120 Stück
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Räucherlachs - 1,5 Kilo
- Hinterham - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Vegane Plakakäse - 1 Kilo
- Kräuterbutter - 1 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Gemischter Salat - 3 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Birnen - 4 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Getrocknete Tomaten - 1 Kilo
- Ketchup - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Flaschen
- Balsamico - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Handgel - 6 Flaschen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Einweghandschuhe - 200 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person ein Wasserglas und – falls Wein ausgeschenkt wird – ein Weinglas ein. Bei einem Empfang mit Kaffee brauchst du zusätzlich etwa eine Kaffeetasse pro Person plus 10 Prozent Reserve.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens am Vortag mit dem tatsächlich verwendeten Laptop. Lege mindestens einen passenden HDMI-Adapter, ein Verlängerungskabel und eine Powerbank als Reserve bereit.
Richte für die Registrierung einen eigenen Tisch mit Anwesenheitsliste, Namensschildern und Stiften ein. Rechne mit mindestens einem Stift je fünf Gäste und drucke 10 Prozent zusätzliche Namensschilder.
Stelle für jede eingeladene Medienvertretung eine Pressemappe oder ein Mediakit bereit und packe etwa 10 Prozent Reserve ein. So fehlen keine Unterlagen, wenn jemand ohne Anmeldung erscheint oder eine Mappe beschädigt wird.
Kühle Getränke nicht erst beim Eintreffen der Gäste. Bestätige die Lieferzeit spätestens zwei Tage vorher und stelle Wasser sowie weitere Getränke mindestens 60 Minuten vor Beginn kalt.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Medienpräsentation?: Du brauchst Mobiliar für Empfang und Sitzplätze, Projektor und Leinwand, Laptop mit HDMI-Kabel und Adapter sowie Mikrofone und Lautsprecher. Dazu kommen Geschirr, Getränke, Namensschilder, Anwesenheitsliste und Pressemappen.
Wie viele Namensschilder soll ich für eine Medienpräsentation drucken?: Drucke für jede angemeldete Person ein Namensschild und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 50 Anmeldungen sind das 55 Namensschilder.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Medienpräsentation?: Plane bei einem einfachen Empfang pro Gast ein Wasserglas und einen Teller ein, bei Wein zusätzlich ein Weinglas. Für jede Geschirrart sind 10 Prozent Reserve sinnvoll, damit Nachschub während des Caterings möglich ist.
Wann muss ich die Technik für eine Medienpräsentation prüfen?: Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindung, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich 60 Minuten vor Beginn einen kurzen Funktionstest mit den echten Präsentationen durch.

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