Qué necesitas para una presentación multimedia
Una presentación multimedia necesita algo más que un proyector y una pantalla. Además del equipo de imagen y sonido, tendrás que preparar el registro, la zona de prensa, el servicio de café y las bebidas para los asistentes. Esta lista te ayuda a calcular cantidades y a detectar lo que suele faltar: adaptadores, regletas, cables de repuesto, baterías y vajilla suficiente. Ajusta las cantidades al número de inscritos y confirma todo el equipo técnico al menos 48 horas antes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Clic de presentacióncant. 2
- Puntero láser
Vajilla
- Copas de vinocant. 90
- Vasos para aguacant. 90
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 80
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Termoscant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
Decoración
- Fondo con logotipo
- Mantelescant. 10
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Credencialescant. 100
- Portabadgescant. 100
- Señales de orientacióncant. 8
- Pegatinas de flechascant. 24
- Números de mesacant. 10
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 3 kilos
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 36 botellines
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Mezcla para cócteles - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Baguettes - 20 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Miniwraps - 120 unidades
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Salmón ahumado - 1,5 kilo
- Jamón cocido - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Queso vegano en lonchas - 1 kilo
- Mantequilla de hierbas - 1 kilo
- Pepinos - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Ensalada mixta - 3 kilo
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 5 kilos
- Peras - 4 kilo
- Plátanos - 4 kilos
- Mini croissants - 100 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Mini muffins - 100 piezas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 3 kilo
- Aceitunas - 2 kilos
- Tomates secos al sol - 1 kilo
- Ketchup - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Guantes desechables - 200 unidades
Consejos
- Calcula una silla por asistente confirmado y añade un 10 % extra si esperas invitados que no hayan respondido. Para la mesa de registro, reserva una mesa independiente y dos sillas.
- Lleva al menos un adaptador HDMI por cada tipo de conexión previsto y dos cables HDMI de repuesto. Comprueba el portátil, el clic de presentación y el puntero láser durante la prueba técnica.
- Prepara dos micrófonos inalámbricos si habrá preguntas del público: uno para la persona que presenta y otro para circular por la sala. Ten baterías externas o pilas de repuesto disponibles antes de abrir las puertas.
- Para el café, calcula una taza por persona inscrita y una jarra adicional por cada 30 asistentes. Sirve también un vaso de agua por persona y deja las jarras y los cubiertos de servicio junto a la mesa del buffet.
- Imprime las credenciales y la lista de asistencia con un margen del 10 % sobre las inscripciones cerradas. Guarda el kit de prensa y las carpetas en la mesa de registro, no en la sala técnica, para que puedan entregarse sin interrumpir la presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una presentación multimedia?
- Prepara una silla por cada asistente confirmado y añade un 10 % adicional. Para 80 inscritos, por ejemplo, calcula 88 sillas; así cubres cambios de última hora sin bloquear los pasillos.
- ¿Cuántos micrófonos hacen falta para una presentación?
- Usa dos micrófonos inalámbricos si habrá preguntas: uno para el presentador y otro para el público. Con un solo ponente y sin turno de preguntas, puede bastar uno, pero lleva baterías de repuesto para toda la sesión.
- ¿Cuánto café y agua debo comprar para 50 personas?
- Calcula 50 tazas de café y al menos 50 vasos de agua, más un margen del 10 %: 55 unidades de cada uno. Añade una jarra de café adicional si el descanso supera los 30 minutos.
- ¿Cuándo debo comprobar el proyector y los cables?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela en el lugar el mismo día, al menos 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba la conexión HDMI, los adaptadores, el sonido, las regletas y el contenido de cada presentación.
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