Que faut-il prévoir pour une présentation de mémoire ?

Pour une présentation de mémoire, les achats ne se limitent pas au café et aux boissons. Il faut aussi prévoir le matériel de projection, les câbles de secours, la vaisselle et l’accueil des participants. Cette liste vous aide à vérifier les éléments souvent oubliés avant le jour J, notamment les adaptateurs, les rallonges et les supports pour les documents. Adaptez les quantités au nombre d’invités confirmés, puis ajoutez une petite marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 35
Tablesqté 6
Nappesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation
Clé USBqté 2
Microphone de table

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Pichets à caféqté 2
Thermosqté 3

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 2
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 35
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 3
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 4 litre
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 paquet
- Édulcorants - 1 boîte
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Sinas - 2 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Muffins salés - 36 pièces
- Mini-wraps - 40 pièces
- Houmous - 3 barquettes
- Concombre - 3 pièces
- Tomates cerises - 3 barquettes
- Raisins - 2 kilogrammes
- Pommes - 30 pièces
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Snacks salés - 3 sacs
- Biscuits au beurre - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 2 paquets
- Biscuits vegan - 2 pakken
- Mini brownies - 36 pièces
- Serviettes - 100 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 1 bouteille
- Nettoyant multi-usages - 1 flacon
- Éponges - 1 paquet
- Chiffons en microfibre - 1 paquet
- Papier toilette - 2 paquets
- Savon pour les mains - 2 flacons

Nettoyage

Seauxqté 2
Poubellesqté 3
Balai
Pelle et balayette
Serpillière
Balayetteqté 2

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée de la présentation. Gardez les boissons au frais avant l’arrivée des invités.
Comptez une tasse, un verre et une assiette par participant, avec environ 10 % de réserve. Cette marge évite de manquer de vaisselle en cas d’invité supplémentaire ou de casse.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable et le câble HDMI au moins 24 heures avant la présentation. Gardez un adaptateur HDMI, une rallonge et une multiprise disponibles sur place.
Enregistrez la présentation sur l’ordinateur et sur une clé USB. Faites aussi un essai complet avec le microphone de table et le cliqueur au moins 30 minutes avant l’accueil.
Pour la table d’inscription, préparez les porte-noms, le panneau d’accueil et les affiches du programme avant l’installation des chaises et des tables. Cela réduit les oublis lorsque les invités commencent à arriver.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses faut-il prévoir pour une présentation de mémoire ?: Prévoyez un verre et une tasse par personne, plus 10 % de réserve. Pour 30 participants, cela représente 33 verres et 33 tasses.
Combien de boissons acheter pour une soutenance de mémoire ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, en tenant compte du café, du thé et de l’eau. Pour 30 personnes, prévoyez donc environ 60 à 90 boissons au total.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’événement, puis un contrôle final 30 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment le projecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur et le microphone.
Faut-il prévoir une copie de secours de la présentation ?: Oui, sauvegardez le fichier sur l’ordinateur et sur une clé USB au minimum la veille. Si possible, conservez aussi une version PDF pour pouvoir continuer même si la présentation originale ne s’ouvre pas.

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