Que faut-il prévoir pour une présentation de livre ?

Pour une présentation de livre, les achats ne se limitent pas aux exemplaires à vendre. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, les boissons, les encas, la présentation de l’auteur et le matériel de dédicace. Cette liste couvre les fournitures nécessaires pour installer la salle, suivre les inscriptions, projeter un contenu et encaisser les ventes. Adapte les quantités au nombre d’inscrits, puis fais les courses assez tôt pour pouvoir refroidir les boissons et préparer les livres avant l’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 65
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Plateauxqté 70
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 6

Présentation

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMI
Enceinte portable
Micro sans fil

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3

Inscription

Badges nominatifsqté 70
Cartes du programmeqté 70
Formulaires d’inscriptionqté 70
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 3

Vente de livres

Livresqté 70
Serre-livresqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Sacs cadeauxqté 70

Décoration

Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 4
Guirlandesqté 6
Pots à stylosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilos
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Menthe fraîche - 3 bouquets
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre en poudre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Pesto - 2 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Bitterballen - 200 pièces
- Bitterballen végétariens - 100 pièces
- Mini-quiches - 100 pièces
- Serviettes - 200 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Film alimentaire - 2 rouleaux

Conseils

Prévois au moins un exemplaire par participant attendu si la vente est ouverte à tous, puis ajoute une réserve de 10 à 15 % pour les visiteurs non inscrits et les achats supplémentaires.
Pour le premier moment d’accueil, compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure. Prévois séparément les tasses à café, les verres et les plateaux de service afin de ne pas mélanger les usages.
Vérifie le matériel de présentation au moins 24 heures avant : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, enceinte et micro. Teste aussi les rallonges et multiprises dans la salle où elles seront réellement utilisées.
Pour l’inscription, prépare un formulaire par participant attendu, avec une marge d’environ 10 %. Ajoute des stylos, des presse-papiers et les badges nominatifs avant l’arrivée du public.
Si les livres sont vendus sur place, installe la caisse et le terminal de paiement à une table séparée de l’espace de dédicace. Prépare les serre-livres et les livres par piles avant l’ouverture pour éviter une file désordonnée.

Questions fréquentes

Combien de livres commander pour une présentation de livre ?: Commande au minimum un livre par participant inscrit si chacun doit pouvoir acheter un exemplaire. Ajoute 10 à 15 % de réserve, notamment si l’événement est ouvert aux personnes qui ne se sont pas inscrites.
Combien de boissons prévoir pour une présentation de livre ?: Pour la première heure, prévois deux à trois boissons par personne, en répartissant entre boissons froides et café. Ajoute une marge de 10 % si la durée ou le nombre de participants reste incertain.
Quand préparer le matériel de présentation ?: Fais un test complet au moins 24 heures avant la rencontre, avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’enceinte et le micro. Refais un contrôle rapide 60 minutes avant l’ouverture.
Combien de formulaires et de badges faut-il imprimer ?: Prépare un formulaire et un badge par participant attendu, puis ajoute 10 % de marge. Pour 50 inscrits, imprime donc environ 55 formulaires et 55 badges, avec quelques stylos supplémentaires.

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