Checklist pour organiser une présentation de livre
Une présentation de livre réussie repose sur un déroulé précis, de la réservation du lieu à la séance de dédicaces. Cette checklist vous aide à organiser les intervenants, les inscriptions, la vente des livres, la technique et l’accueil sans oublier les détails de dernière minute. Prévoyez aussi le mobilier, les supports imprimés et la restauration en fonction du nombre de participants confirmés. Suivez les étapes dans l’ordre pour garder une préparation maîtrisée.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Confirmer l’auteur
Confirmer l’éditeur
Établir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander des livres
Convenir de la vente de livres
Planifier la séance de dédicaces
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Tester la technique
2 personnes
Rassembler le fichier de présentation
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Imprimer les panneaux de parcours
Faire les courses
2 personnes
Préparer les livres et le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Servir le café et le thé
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer la présentation du livre
Animer la séance de questions-réponses
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vendre des livres
2 personnes
Faire dédicacer les livres
2 personnes
Animer les échanges informels
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Raccompagner les invités
2 personnes
Clôturer la vente de livres
2 personnes
Suivi
Débrancher le matériel de présentation
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les surfaces
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Compter le stock de livres
Transférer le produit de la vente
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 65
- Tablesqté 8
- Table de prise de parole
- Tabouretsqté 4
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Plateauxqté 70
- Verres à boireqté 80
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillères à caféqté 70
- Plateaux de serviceqté 6
Présentation
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMI
- Enceinte portable
- Micro sans fil
Équipement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 3
Inscription
- Badges nominatifsqté 70
- Cartes du programmeqté 70
- Formulaires d’inscriptionqté 70
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 3
Vente de livres
- Livresqté 70
- Serre-livresqté 4
- Caisse
- Terminal de paiement
- Sacs cadeauxqté 70
Décoration
- Compositions floralesqté 4
- Panneau d’accueil
- Panneaux d’orientationqté 4
- Guirlandesqté 6
- Pots à stylosqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 2
- Brosses à vaisselleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez l’heure d’accueil, la présentation, les questions et la séance de dédicaces. Les participants doivent savoir combien de temps dure chaque moment.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis ajustez les quantités après la date limite. Gardez une marge pour les boissons et les en-cas plutôt que de faire les courses au dernier moment.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’enceinte et le micro au moins 24 heures avant l’événement. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises dans la salle.
- Préparez séparément les livres destinés à la vente et ceux réservés à la dédicace. Installez la caisse et le terminal de paiement avant l’ouverture, puis convenez à l’avance de la personne qui encaisse.
- Imprimez les programmes, les panneaux de parcours et les badges nominatifs au plus tard la veille. Le jour même, installez d’abord les tables et les chaises, puis les livres, l’accueil et le matériel technique.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une présentation de livre ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer l’auteur et l’éditeur, envoyer les invitations, commander les livres et régler la technique.
- Quand envoyer les invitations pour une présentation de livre ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer le catering, les sièges et les besoins alimentaires.
- Combien de livres commander pour une présentation ?
- Basez la commande sur le nombre d’inscriptions confirmées et ajoutez généralement 10 à 15 % d’exemplaires. Confirmez aussi avec l’éditeur le délai de livraison avant de finaliser la vente sur place.
- Quand tester le matériel audiovisuel ?
- Faites un premier test au moins 24 heures avant, puis une vérification rapide 60 à 90 minutes avant l’accueil. Contrôlez les présentations, le son, le micro, le câble HDMI et les branchements.
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