Organiser une présentation de livre, étape par étape
Une présentation de livre réussie repose sur un ordre de préparation précis : confirmer les intervenants, réserver le lieu, puis gérer les invitations et les inscriptions. Prévoyez ensuite la vente des exemplaires, le matériel de présentation et le service de boissons ou de restauration. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les moyens de paiement et les tests techniques. Ce plan vous aide à avancer jusqu’à l’ouverture de la salle, avec les tables, les chaises et les livres déjà en place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Confirmer l’auteur et l’intervenant
- 4
Commander le stock de livres
- 5
Rédiger les invitations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations presse
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Publier le programme en ligne
- 11
Préparer la vente de livres
2 personnes
- 12
Vérifier les moyens de paiement
- 13
Rassembler les fichiers de présentation
- 14
Tester la technique
2 personnes
- 15
Confirmer les inscriptions
- 16
Déterminer les quantités de catering
- 17
Vérifier les livres et le matériel
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 20
Préparer les livres
2 personnes
- 21
Récupérer les clés du lieu
- 22
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 23
Vérifier les espaces
2 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 25
Aménager la table de présentation
2 personnes
- 26
Installer la table des livres
2 personnes
- 27
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 28
Installer la table traiteur
3 personnes
- 29
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 30
Préparer les en-cas
2 personnes
- 31
Installer la décoration
2 personnes
- 32
Brancher la technique
2 personnes
- 33
Tester la présentation
2 personnes
- 34
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes
Événement
- 35
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 36
Accueillir les invités
3 personnes
- 37
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 38
Annoncer le programme
- 39
Présenter l’auteur
- 40
Animer la présentation du livre
- 41
Passer le micro
- 42
Recueillir les questions du public
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 45
Vendre des livres
2 personnes
- 46
Faire dédicacer les livres
2 personnes
- 47
Animer le moment photo
- 48
Raccompagner les invités
3 personnes
Suivi
- 49
Compter les livres restants
2 personnes
- 50
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 51
Rassembler les déchets
3 personnes
- 52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 53
Débrancher le matériel technique
2 personnes
- 54
Retirer la décoration
2 personnes
- 55
Faire la vaisselle
3 personnes
- 56
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 57
Emballer le matériel
2 personnes
- 58
Fermer le lieu
2 personnes
- 59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 60
Stocker les livres restants
- 61
Clôturer les dépenses et les ventes
- 62
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 85
- Tablesqté 10
- Nappesqté 10
- Tabouretsqté 4
- Bibliothèquesqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 90
- Verresqté 90
- Assiettesqté 90
- Fourchettesqté 90
- Cuillèresqté 90
- Carafesqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Ordinateur portable
- Écran de projection
- Vidéoprojecteur
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Passe-câblesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Bacs à glaceqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Cuillères de serviceqté 6
Décoration
- Affiches de livreqté 6
- Décorations de tableqté 10
- Compositions floralesqté 4
- Panneaux indicateursqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Catering
- Courses
Vente de livres
- Livresqté 100
- Terminal de paiement
- Caisse d'espèces
- Étiquettes de prixqté 4
- Sacs à livresqté 100
Inscription
- Listes de présenceqté 4
- Étiquettes nominativesqté 100
- Stylos à billeqté 20
- Cartes du programmeqté 100
- Presse-papiersqté 4
Présentation
- Table de prise de parole
- Marque-pagesqté 150
- Blocs-notesqté 20
- Stylos pour signatureqté 12
- Télécommande de présentation
Nettoyage
- Balais à mainqté 2
- Poubellesqté 6
- Sets de serpillièreqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Conseils
- Commencez par fixer la date et le programme avant d’envoyer la moindre invitation. Gardez une version définitive du déroulé pour l’auteur, l’intervenant, la presse et la publication en ligne.
- Commandez le stock de livres dès que le nombre attendu devient fiable. Prévoyez un délai de livraison suffisant et vérifiez les exemplaires reçus avant le jour de la présentation.
- Traitez les inscriptions en deux temps : recueillez les besoins alimentaires, puis confirmez les participants quelques jours avant l’événement. Cette confirmation permet d’ajuster les quantités de catering et les places assises.
- Testez le microphone, les haut-parleurs, l’ordinateur, l’écran et le vidéoprojecteur avant l’ouverture. Faites passer les câbles avec des passe-câbles et prévoyez des rallonges et multiprises adaptées.
- Préparez séparément la table de présentation et la table de vente. Vérifiez les livres, les moyens de paiement, les nappes et les supports visuels avant de récupérer les clés du lieu, afin de ne pas installer dans l’urgence.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une présentation de livre ?
- Envoyez les invitations environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Les invitations presse peuvent partir au même moment, puis envoyez une confirmation aux inscrits 3 à 5 jours avant l’événement.
- Combien de livres faut-il commander pour une présentation ?
- Basez la première commande sur le nombre d’inscrits, en ajoutant environ 10 à 20 % d’exemplaires. Vérifiez le stock au moins 7 jours avant la présentation pour pouvoir corriger une commande si nécessaire.
- Quand tester la technique d’une présentation de livre ?
- Faites un premier test complet 3 à 7 jours avant, puis un contrôle sur place le jour même. Prévoyez au moins 30 minutes avant l’accueil pour tester les microphones, le son, les fichiers et la projection.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour une présentation de livre ?
- Pour un accueil d’environ 2 heures, comptez 2 à 3 boissons par personne, en incluant l’eau, le café et les boissons fraîches. Mettez les boissons au frais le jour même et adaptez le catering au nombre confirmé de participants.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !