Organiser une présentation de livre, étape par étape
Une présentation de livre réussie repose sur une progression simple : confirmer l’auteur et l’éditeur, réserver un lieu adapté, puis construire le programme. Les invitations et les inscriptions déterminent ensuite les quantités de livres, de sièges et de restauration. La veille, vérifie la technique, prépare les badges, les programmes et l’espace de vente. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les tables, refroidir les boissons et tester les branchements avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Confirmer l’auteur
- 3
Confirmer l’éditeur
- 4
Établir le programme
2 personnes
- 5
Concevoir les invitations
- 6
Envoyer les invitations
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Commander des livres
- 10
Convenir de la vente de livres
- 11
Planifier la séance de dédicaces
- 12
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
- 13
Vérifier la liste des courses
- 14
Tester la technique
2 personnes
- 15
Rassembler le fichier de présentation
- 16
Préparer les badges nominatifs
- 17
Imprimer les programmes
- 18
Imprimer les panneaux de parcours
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Préparer les livres et le matériel
2 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 24
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Installer le matériel de présentation
2 personnes
- 27
Installer la table des livres
2 personnes
- 28
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 29
Suspendre la décoration
2 personnes
- 30
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 31
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
- 32
Accueillir les invités
3 personnes
- 33
Enregistrer la présence
2 personnes
- 34
Distribuer les badges nominatifs
- 35
Servir le café et le thé
2 personnes
- 36
Faire le discours d’ouverture
- 37
Animer la présentation du livre
- 38
Animer la séance de questions-réponses
- 39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Vendre des livres
2 personnes
- 42
Faire dédicacer les livres
2 personnes
- 43
Animer les échanges informels
2 personnes
- 44
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 45
Évacuer les déchets au fur et à mesure
- 46
Raccompagner les invités
2 personnes
- 47
Clôturer la vente de livres
2 personnes
Suivi
- 48
Débrancher le matériel de présentation
2 personnes
- 49
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 50
Retirer la décoration
2 personnes
- 51
Faire la vaisselle
3 personnes
- 52
Nettoyer les surfaces
2 personnes
- 53
Rassembler les déchets
2 personnes
- 54
Fermer le lieu
2 personnes
- 55
Compter le stock de livres
- 56
Transférer le produit de la vente
2 personnes
- 57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 58
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 65
- Tablesqté 8
- Table de prise de parole
- Tabouretsqté 4
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Plateauxqté 70
- Verres à boireqté 80
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillères à caféqté 70
- Plateaux de serviceqté 6
Présentation
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMI
- Enceinte portable
- Micro sans fil
Équipement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 3
Inscription
- Badges nominatifsqté 70
- Cartes du programmeqté 70
- Formulaires d’inscriptionqté 70
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 3
Vente de livres
- Livresqté 70
- Serre-livresqté 4
- Caisse
- Terminal de paiement
- Sacs cadeauxqté 70
Décoration
- Compositions floralesqté 4
- Panneau d’accueil
- Panneaux d’orientationqté 4
- Guirlandesqté 6
- Pots à stylosqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 2
- Brosses à vaisselleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par le lieu, l’auteur et l’éditeur : sans ces trois confirmations, il est difficile de fixer le programme ou d’envoyer les invitations. Garde une marge d’au moins deux semaines avant l’événement pour régler les changements.
- Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant la présentation. Tu auras alors un nombre fiable de participants pour les chaises, les badges, les livres et les besoins alimentaires.
- Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro et l’enceinte au moins 24 heures à l’avance. Prévois aussi les rallonges et multiprises nécessaires : elles manquent souvent au moment de l’installation.
- Prépare la vente de livres séparément de l’accueil : installe les livres et les serre-livres, puis vérifie la caisse et le terminal de paiement avant l’ouverture. Une personne dédiée peut gérer les achats pendant que l’auteur échange avec les invités.
- Prépare les éléments visibles la veille : programmes imprimés, panneaux de parcours, badges nominatifs et fichier de présentation. Le jour même, arrive au moins 90 minutes avant l’ouverture pour nettoyer, installer les tables et les chaises, puis refroidir les boissons et disposer les en-cas.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une présentation de livre ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer l’auteur et l’éditeur, réserver le lieu, envoyer les invitations et commander les livres sans devoir tout gérer dans les derniers jours.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une présentation de livre ?
- Envoie-les environ 3 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 3 à 5 jours avant. Tu peux ainsi ajuster les quantités de restauration, de sièges, de badges et de livres.
- Combien de livres faut-il commander pour une présentation ?
- Base la commande sur le nombre d’inscriptions confirmé, puis ajoute une marge de 10 à 15 % pour les ventes spontanées. Vérifie aussi avec l’auteur ou l’éditeur quels titres seront disponibles et comment les dédicaces seront organisées.
- Quand tester la technique d’une présentation de livre ?
- Fais un premier test 24 heures avant, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifie notamment le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le micro, l’enceinte et les prises disponibles dans la salle.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !