Que prévoir pour une présentation de livre ?

Pour une présentation de livre, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux amuse-bouches. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, la présentation de l’auteur, la vente des exemplaires et le matériel technique. Cette liste vous aide à réunir les quantités utiles sans oublier les détails souvent réglés trop tard : câbles, moyens de paiement, gobelets, signalétique et boissons maintenues au frais.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Tabouretsqté 4
Nappesqté 6
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de présentation
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Câble HDMIqté 2
Pied de microphone

Décoration

Affiches de livreqté 6
Panneau d’accueil
Compositions floralesqté 3
Lampes de tableqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Carafeqté 2
Tire-bouchonsqté 2
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Pelle et balayette

Catering

Courses
- Grains de café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau minérale sans gaz - 40 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 30 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bière - 24 bouteilles
- Baguettes - 8 pièces
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Tapenade d'olives - 3 pots
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Noix mélangées - 1,5 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Toast - 8 paquets
- Mini pâtisseries - 70 pièces
- Chocolat noir - 6 tablettes
- Serviettes - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Agitateurs en papier - 100 pièces
- Glaçons - 10 kilos
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité équivalente aux autres boissons.
Comptez une chaise par participant inscrit et gardez 5 à 10 % de places supplémentaires pour les accompagnants ou les inscriptions de dernière minute.
Pour la table de vente, préparez les livres étiquetés, les prix visibles et un moyen de paiement testé au moins 24 heures avant la présentation.
Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le micro et les haut-parleurs le jour précédent. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et le câble HDMI, souvent oubliés.
Réservez une table séparée pour l’inscription et une autre pour les livres. Prévoyez des plateaux, des couverts de service et des carafes avant l’arrivée des invités, puis refroidissez les boissons quelques heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une présentation de livre ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson supplémentaire par heure. Prévoyez aussi de l’eau et gardez les bouteilles ou carafes au frais au moins 2 heures avant l’accueil.
Combien de chaises faut-il pour une présentation de livre ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, avec 5 à 10 % de places en plus. Pour 40 participants, installez donc 42 à 44 chaises si la salle le permet.
Quand préparer le matériel technique ?: Rassemblez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le micro, les haut-parleurs et les câbles au moins 24 heures avant. Faites un essai complet le jour précédent et une dernière vérification 30 minutes avant l’arrivée du public.
Quand refroidir les boissons pour une présentation de livre ?: Mettez les boissons au réfrigérateur ou dans les glacières 2 à 4 heures avant le début. Les thermos de café et de thé peuvent être préparés juste avant l’accueil pour rester chauds.

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