Journée portes ouvertes de l’hôtel : liste de courses

Une journée portes ouvertes d’hôtel demande plus que du café et quelques brochures. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, le parcours de visite, les pauses, le buffet et le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste vous aide à réunir les boissons, la vaisselle, le mobilier, la signalétique et l’équipement technique avant l’arrivée du premier groupe. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais prévoyez toujours une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs spontanés et les remplacements.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Accueil
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Portantsqté 2
Tabouretsqté 12
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 16

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 150
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Pincesqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Écransqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Bannières de bienvenueqté 3
Panneaux d’informationqté 10
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Numéros de vestiaireqté 120
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Poubellesqté 12

Courses

Caféqté 6
- Grains de café - 4 kilo
- Café décaféiné - 1 kilo
- Sachets de thé - 250 pièces
- Tisane - 80 sachets
- Chocolat chaud - 4 litres
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Citrons - 2 kilo
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Ginger ale - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Crème à café - 2 litres
- Glaçons - 12 kilo
- Chips nature - 8 sacs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 4 kilos
- Olives - 3 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 6 kilos
- Poires - 4 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Fraises - 3 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage de Gouda - 3 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Jambon cru - 2 kilo
- Beurre - 2 kilo
- Baguettes - 20 pièces
- Mini croissants - 160 pièces
- Mini petits pains - 160 pièces
- Wraps - 80 pièces
- Crackers - 8 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Salade de thon - 2 kilos
- Salade de poulet - 2 kilos
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Pesto - 1 litre
- Sauce cocktail - 1 litre
- Huile d’olive - 1 litre
- Sel - 500 grammes
- Poivre - 250 grammes
- Basilic frais - 10 bouquets
- Mini muffins - 160 pièces
- Mini brownies - 160 pièces
- Biscuits au beurre - 6 kilos
- Chocolat noir - 2 kilo
- Chocolat au lait - 2 kilo
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Pailles en papier - 250 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 litres
- Nettoyant multi-usage - 5 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Désinfectant - 2 litres
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Gardez une partie de l’eau et des boissons au frais dans les réfrigérateurs ou les glacières jusqu’au début des visites.
Comptez au moins une tasse ou un verre par invité et ajoutez 10 % de réserve. Pour un groupe de 50 personnes, prévoyez donc environ 55 tasses, verres et assiettes selon le service proposé.
Installez le point café 30 à 45 minutes avant l’ouverture. Prévoyez une machine à café, une bouilloire de secours, des tasses, des verres, des assiettes à dessert et des pinces ou louches pour éviter une file au buffet.
Réservez le matériel technique au moins 48 heures à l’avance et testez-le le jour précédent. Vérifiez les ordinateurs portables, écrans, haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises dans les espaces réellement utilisés.
Préparez l’accueil et la signalétique avant l’arrivée des visiteurs : badges, plans imprimés et bannière de bienvenue doivent être regroupés au même endroit. Gardez 10 à 15 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.

Questions fréquentes

Que prévoir pour une journée portes ouvertes d’hôtel ?: Prévoyez le mobilier d’accueil et de buffet, les boissons, la vaisselle, le matériel de présentation et la signalétique. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour les visiteurs non inscrits et la vaisselle manquante.
Combien de boissons prévoir par visiteur ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour 50 visiteurs présents deux heures, prévoyez environ 150 boissons, en variant l’eau, les boissons chaudes et les autres options prévues.
Quand préparer le matériel d’une journée portes ouvertes ?: Réunissez le mobilier, la vaisselle et la signalétique la veille. Testez les écrans, microphones, haut-parleurs et rallonges au moins 24 heures avant, puis installez l’accueil et le café 30 à 45 minutes avant l’ouverture.
Combien de vaisselle faut-il pour 50 visiteurs ?: Prévoyez au minimum 55 unités de chaque type utilisé : tasses, verres, assiettes et assiettes à dessert. Une réserve de 10 % couvre les changements de boisson, les chutes et les visiteurs arrivés sans inscription.

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