Checklist pour organiser un après-midi lecture
Un après-midi lecture se prépare surtout dans le bon ordre : réserver la salle, confirmer les lecteurs, choisir les ouvrages et ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le programme, les besoins alimentaires et le matériel nécessaire pour accueillir le public confortablement. Le jour même, comptez environ 60 à 90 minutes pour installer les tables, le coin lecture, le café et les supports d’accueil. Cette checklist regroupe les étapes à suivre jusqu’au rangement du matériel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et l'heure
Réserver le lieu et la salle
Contacter des lecteurs bénévoles
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les lecteurs et les bénévoles
Réserver des livres de lecture
Créer les impressions et la signalétique
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer les livres et le matériel
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le coin lecture
2 personnes
Disposer des plaids et des coussins
2 personnes
Préparer les livres et les badges nominatifs
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la table d’inscription
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Lire les premières histoires
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer une activité de lecture interactive
2 personnes
Lire d’autres histoires
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
Présenter les livres et des conseils de lecture
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Trier les livres et le matériel
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Retourner les livres empruntés
Restituer le matériel emprunté
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 45
- Couverturesqté 6
- Poufsqté 10
- Coussinsqté 25
- Bibliothèque
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Tasses à caféqté 35
- Verres à théqté 35
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Bouilloireqté 2
- Machine à café
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 2
Décoration
- Nappesqté 6
- Décoration sur le thème des livres
- Badges nominatifsqté 50
- Panneaux de directionqté 8
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 4
- Pilesqté 16
Cuisine
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 2
- Pinces de serviceqté 4
- Verres doseursqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Pains de glaceqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Courses
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et la salle au moins 4 à 6 semaines à l’avance si des lecteurs bénévoles et un lieu adapté doivent être coordonnés. Gardez une solution de repli pour les lectures annulées.
- Finalisez le programme 2 à 3 semaines avant l’après-midi lecture. Confirmez chaque lecteur et prévoyez un exemplaire de chaque livre, ainsi que les badges nominatifs.
- Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de connaître le nombre de chaises, de tasses et d’en-cas. Demandez au même moment les allergies ou besoins alimentaires.
- Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez les quantités à la durée prévue. Mettez les boissons au frais avant l’arrivée du public et gardez de l’eau facilement accessible.
- Ouvrez la salle au moins 60 minutes avant le début. Testez le microphone, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant d’installer les coussins, les plaids et le point café-thé.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi lecture ?
- Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver la salle, contacter les lecteurs et préparer les invitations. Les derniers détails, comme les courses et l’installation, se règlent pendant les 3 à 5 jours précédents.
- Quand confirmer les lecteurs pour un après-midi lecture ?
- Confirmez les lecteurs et les bénévoles 2 à 3 semaines avant la date. Demandez-leur aussi le titre de leur lecture, sa durée et leurs besoins techniques au plus tard 7 jours avant.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Comptez 60 à 90 minutes avant l’accueil du public. Ce délai permet de vérifier les toilettes, placer les tables et les chaises, aménager le coin lecture, installer la signalétique et tester le matériel audio.
- Que prévoir pour le café et le thé d’un après-midi lecture ?
- Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, avec des tasses, des verres, des plateaux et des thermos. Faites les courses 1 à 2 jours avant et préparez les en-cas selon les besoins alimentaires recueillis.
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