Exposition d’art : la liste de courses à prévoir

Une exposition d’art demande plus que des œuvres et des panneaux d’exposition. Il faut aussi prévoir l’éclairage, les rallonges, l’accueil des visiteurs, les boissons et le matériel pour le service. Cette liste vous aide à regrouper les achats avant le montage, sans oublier les éléments souvent commandés trop tard. Vérifiez les quantités selon le nombre d’œuvres, d’artistes et de visiteurs attendus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 4
Panneaux d’expositionqté 8
Soclesqté 6
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement
Batteries externesqté 4
Mètre rubanqté 2
Niveaux à bulleqté 2
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Marteauxqté 2
Échellesqté 2
Gantsqté 8
Sangles d'arrimageqté 8
Couvertures de transportqté 12
Diablesqté 2

Éclairage

Spots d’éclairageqté 10
Lampadairesqté 4

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Poubellesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Plantesqté 10
Cadres photoqté 4
Supports de badges nominatifsqté 20
Presse-papiersqté 4
Pots décoratifsqté 6
Badges nominatifsqté 20
Flyers du programmeqté 100
Panneaux de signalisationqté 8
Livre d’or
Stylosqté 12
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 2
Balais à mainqté 2
Pelles à poussièreqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus de raisin - 4 briques
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Baguettes - 8 pièces
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Pesto - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Poulet fumé - 1 kilo
- Tomates cerises - 2 kilos
- Concombres - 6 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Olives - 1 kilo
- Noix mélangées - 1 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Crackers salés - 6 paquets
- Cookies au chocolat noir - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Tartinade de légumes vegan - 4 barquettes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise par zone nécessitant plusieurs équipements, puis ajoutez une réserve pour les ordinateurs, tablettes et spots d’éclairage.
Pour un vernissage d’environ 50 personnes, comptez 2 à 3 verres par invité et par heure, avec quelques verres supplémentaires pour remplacer la casse ou les oublis.
Préparez les badges nominatifs et leurs supports au moins 2 jours avant l’ouverture : il restera du temps pour corriger un nom, un titre ou une fonction.
Comptez une chaise par personne prévue pour une présentation assise, mais privilégiez les tables hautes si les visiteurs circulent principalement entre les œuvres.
Achetez les boissons, les en-cas et les consommables au plus tard la veille. Les glaacières, thermos et plateaux doivent être disponibles avant l’arrivée du traiteur ou l’installation du buffet.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser une exposition d’art ?: Prévoyez le mobilier d’exposition, les socles et panneaux, l’éclairage, les rallonges, les multiprises, le matériel audio, la vaisselle et le matériel de service. Ajoutez les supports de badges, les nappes, les boissons et les en-cas selon le nombre de visiteurs.
Combien de verres prévoir pour un vernissage ?: Comptez 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis environ 1 verre par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les remplacements et la casse.
Combien de temps avant faut-il préparer les étiquettes et les badges ?: Imprimez les étiquettes de travail et préparez les badges au moins 2 jours avant l’ouverture. Gardez une dizaine d’exemplaires vierges pour corriger les informations ou accueillir un intervenant ajouté au dernier moment.
Quand acheter les boissons et les en-cas pour une exposition ?: Faites les achats principaux 1 à 2 jours avant l’exposition. Achetez les produits frais la veille et vérifiez le jour même que les glaacières, machines à café, bouilloires, tasses et plateaux sont prêts.

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