Que faut-il prévoir pour une discussion de forum ?

Pour une discussion de forum, les achats ne se limitent pas au café et aux boissons. Il faut aussi prévoir l’accueil, les badges, la vaisselle, le matériel audiovisuel et de quoi installer confortablement les intervenants et le public. Calcule les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoute une petite marge pour les arrivées imprévues. Cette liste t’aide à vérifier les fournitures avant le jour du forum, notamment celles qu’on commande souvent trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table des intervenants
Table d'inscription
Tables hautesqté 8

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 90
Plateauxqté 90
Assiettesqté 120
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Supports de badges nominatifsqté 90

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs de conservationqté 12

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau gazeuse - 20 bouteilles
- Eau plate - 20 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bulles - 3 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Baguette - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 1 kilo
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Poulet fumé - 2 kilo
- Tartinades végétariennes - 10 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Céleri branche - 2 bottes
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Olives - 8 bocaux
- Noix mélangées - 3 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Salsa - 6 pots
- Crackers - 8 paquets
- Mini wraps - 120 pièces
- Friandises en pâte feuilletée - 120 pièces
- Mini-quiches - 80 pièces
- Amuse-bouches végétariens - 80 pièces
- Amuse-bouches vegan - 40 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Amuse-bouches sans gluten - 30 pièces
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Gants de cuisine - 2 boîtes
- Gel désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets
- Sacs de congélation - 2 cartons

Conseils

Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité suffisante, surtout si les échanges se déroulent dans une salle chauffée ou très éclairée.
Compte un verre, une tasse, une assiette et un jeu de couverts par personne, avec 10 % de réserve. Pour un forum de 80 participants, cela représente 88 unités de chaque élément utilisé.
Réserve au moins 2 microphones sans fil pour les intervenants et les questions du public, ainsi que 1 microphone de secours si le budget et le matériel le permettent. Teste les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des participants.
Prépare un badge nominatif pour chaque participant, intervenant et membre de l’équipe, plus 10 badges vierges. Les supports de badges, le panneau d’accueil et les panneaux de direction sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
Pour le café, prévois 1 machine à café pour environ 40 à 50 personnes si le service est concentré sur une courte pause. Mets les tasses, les plateaux de service et les boissons à disposition au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une discussion de forum ?: Prévois au minimum 1 verre par participant et par service de boissons, avec une réserve de 10 %. Pour 60 personnes, prépare donc environ 66 verres si tu ne prévois pas de lavage pendant l’événement.
Quel matériel audiovisuel faut-il acheter ou apporter pour un forum ?: Prévois au minimum 1 vidéoprojecteur, 1 écran de projection, 1 ordinateur portable, 2 câbles HDMI, 2 rallonges et 2 multiprises. Teste toute la chaîne technique 60 minutes avant le début du forum.
Combien de badges nominatifs imprimer pour un forum ?: Imprime un badge pour chaque personne inscrite et ajoute 10 % de réserve, avec au moins 10 badges vierges. Pour 100 inscrits, prépare donc 110 badges nominatifs, sans oublier ceux des intervenants et de l’équipe.
Quand refroidir les boissons pour une discussion de forum ?: Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture, ou la veille si les quantités sont importantes. Vérifie aussi 30 minutes avant l’accueil que le stock est accessible et que le service peut commencer immédiatement.

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