Organiser une chasse au trésor photo sans rien oublier

Une chasse au trésor photo repose sur un parcours clair, des défis compréhensibles et une organisation précise le jour J. Commence par fixer l’itinéraire et repérer chaque lieu photo, puis prépare les équipes, les règles et les supports de score. Les inscriptions, la météo et la recharge du matériel sont souvent réglées trop tard. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, de la préparation du parcours à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Parcourir l'itinéraire à l'avance
2 personnes
Sélectionner les lieux photo
2 personnes
Rédiger les défis photo
2 personnes
Établir les règles du jeu
Définir la composition des équipes
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les consignes
Imprimer les cartes de score
Préparer les équipes et les numéros
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Créer les flèches et les balises du parcours
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Suspendre les flèches d’orientation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Donner le briefing aux accompagnateurs
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les équipes
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Distribuer les missions photo
2 personnes
Faire partir les équipes
2 personnes
Tenir le poste de route
3 personnes
Vérifier la sécurité le long du parcours
2 personnes
Répondre aux questions intermédiaires
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer les photos et les cartes de score
2 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Annonce des gagnants
Assurer la remise des prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
2 personnes
Démonter le site
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver le matériel de score

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 20
Tables hautesqté 4

Matériel de jeu

Housses imperméables pour points de parcoursqté 12
Panneaux de balisage du parcoursqté 12
Cônesqté 20
Chasubles d’équipeqté 12
Prixqté 3

Équipement

Tablette pour la saisie des scores
Batteries externesqté 8
Câbles de rechargeqté 8
Chargeurs portablesqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 4

Décoration

Ballonsqté 50
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Saladiers de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Brassards réfléchissantsqté 20
Trousse de premiers secours

Papeterie

Presse-papiersqté 12
Marqueursqté 24
Stylosqté 40
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Rouleaux de cordeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Parcours l’itinéraire à l’avance et chronomètre chaque tronçon. Prévois aussi une solution de repli si un lieu photo est inaccessible ou si la météo se dégrade.
Rédige les défis photo avec une consigne courte, un nombre de points et, si nécessaire, une durée maximale. Imprime les règles et les cartes de score au moins la veille.
Prépare les équipes avant l’arrivée des participants : numéros, chasubles et liste imprimée doivent être regroupés à la table d’inscription. Garde quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Charge la tablette, l’enceinte Bluetooth et tous les appareils au plus tard la veille. Ajoute des batteries externes, des câbles et des chargeurs portables : un parcours photo peut durer plusieurs heures.
Installe la zone de départ et d’arrivée suffisamment tôt pour tester les flèches, les balises et l’éclairage. Mets les boissons au frais et prépare les en-cas avant le briefing des accompagnateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor photo ?: Prévois environ 2 à 4 semaines pour une organisation confortable. Cela laisse le temps de repérer l’itinéraire, réserver le lieu de départ, rédiger les défis, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Quand faut-il repérer le parcours d’une chasse au trésor photo ?: Fais un premier repérage au moins 7 jours avant l’événement, puis vérifie les lieux et le balisage la veille. Contrôle aussi les travaux, les accès et les prévisions météo avant l’impression définitive des consignes.
Quel matériel faut-il prévoir pour une chasse au trésor photo ?: Prévois les supports de parcours, les cônes, les chasubles d’équipe, les cartes de score et un appareil pour saisir les résultats. Ajoute au minimum une batterie externe et un câble de recharge par équipe ou par appareil utilisé.
Que préparer la veille d’une chasse au trésor photo ?: Imprime la liste des participants, les règles et les cartes de score, puis rassemble le matériel par zone. Charge les appareils, mets les boissons au frais et prépare les en-cas afin de consacrer le matin à l’installation et à l’accueil.

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