Que faut-il prévoir pour une conférence sur le leadership ?

Pour une conférence sur le leadership, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir le matériel de présentation, la sonorisation, les supports imprimés et le service des pauses. La quantité dépend surtout du nombre de participants et de la durée de la journée. Utilisez la liste ci-dessous pour préparer les achats, puis vérifiez les besoins alimentaires et les contraintes techniques au moins une semaine avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables de congrèsqté 14
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Télécommande de présentation
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Chevaletsqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Adaptateurs HDMIqté 3
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Pincesqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux de directionqté 8
Bannière de bienvenue
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 120
Brochures du programmeqté 120
Feuilles de travailqté 120
Numéros de tableqté 14

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Bâtonnets de sucre - 300 pièces
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Eau plate - 120 bouteilles
- Eau gazeuse - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Bitter lemon - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 120 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Citrons - 3 kilos
- Citrons verts - 2 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Salade composée - 5 kilos
- Poivrons rouges - 3 kilo
- Poivrons jaunes - 3 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Oignon rouge - 2 kilos
- Pommes de terre - 18 kilos
- Riz - 8 kilos
- Pâtes - 8 kilos
- Pain complet - 12 pains
- Baguettes - 20 pièces
- Wraps - 140 pièces
- Fromage frais aux herbes - 3 kilos
- Houmous - 4 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Brie - 3 kilos
- Blanc de poulet fumé - 4 kilos
- Légumes grillés - 5 kilos
- Falafels - 4 kilos
- Filet de poulet - 12 kilo
- Filet de saumon - 8 kilo
- Tofu - 5 kilos
- Pois chiches - 5 kilos
- Sauce tomate - 8 litres
- Pesto - 2 kilo
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce au yaourt - 4 litres
- Vinaigrette balsamique - 3 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 1 kilo
- Basilic - 20 bouquets
- Sandwichs - 140 pièces
- Muffins au chocolat - 120 pièces
- Mini-quiches - 160 pièces
- Mini wraps - 160 pièces
- Olives - 4 kilos
- Noix mélangées - 4 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 100 pièces
- Poires - 80 pièces
- Chocolat noir - 3 kilos
- Miel - 2 kilo
- Serviettes - 600 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif, un programme et une feuille de travail par participant, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives et les erreurs d’impression.
Pour une journée complète, comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Gardez les boissons au frais avant l’ouverture de la salle.
Réservez le matériel audiovisuel au moins 7 jours à l’avance et testez chaque présentation avec l’ordinateur, le projecteur, les adaptateurs HDMI et la télécommande la veille.
Prévoyez au moins 1 microphone sans fil pour les intervenants et 1 microphone supplémentaire pour les questions du public si la salle dépasse 50 personnes. Vérifiez aussi les piles de rechange.
Pour le café, comptez 1 tasse par personne et par pause, avec une réserve de 10 %. Installez les machines à café, les bouilloires, les thermos et la vaisselle avant l’arrivée des participants, pas pendant les inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une conférence sur le leadership ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve. Pour 100 participants, installez donc 105 à 110 chaises afin de pouvoir accueillir les inscriptions de dernière minute.
Combien de verres et de tasses faut-il pour une conférence ?: Comptez au minimum 2 verres à eau par personne pour une journée et 1 tasse par personne et par pause café. Ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire, surtout si le lavage n’est pas possible entre les pauses.
Quand acheter le matériel pour une conférence sur le leadership ?: Réservez le projecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 7 jours avant. Achetez les consommables et la vaisselle 3 à 5 jours avant, puis contrôlez les quantités la veille.
Combien d’exemplaires du programme et des feuilles de travail imprimer ?: Imprimez un exemplaire par participant confirmé, plus 10 % de réserve. Pour 80 inscrits, prévoyez donc 88 exemplaires de chaque document, à trier avant l’ouverture de la table d’inscription.

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