Qué necesitas para una conferencia de liderazgo
Una conferencia de liderazgo necesita más que una sala y un programa. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico, la vajilla y los elementos de servicio que suelen olvidarse hasta el último momento. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma con antelación las necesidades de los ponentes y las preferencias dietéticas. Así podrás comprar, alquilar y preparar todo sin improvisaciones el día del evento.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesas para congresocant. 14
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Clicker de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Pizarras de hojascant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Baterías de repuestocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 140
- Cubiertoscant. 140
- Bandejas de servircant. 16
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 8
- Pinzascant. 8
Decoración
- Manteles runnerscant. 14
- Arreglos floralescant. 8
- Credencialescant. 120
- Portabadgescant. 120
- Señales de rutacant. 8
- Banner de bienvenida
- Bolígrafoscant. 130
- Bloc de notascant. 120
- Folletos del programacant. 120
- Tableros de trabajocant. 120
- Números de mesacant. 14
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Sobres de azúcar - 300 unidades
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Agua sin gas - 120 botellas
- Agua con gas - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Sinas - 12 botellas
- Bitter lemon - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pils - 120 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Limones - 3 kilos
- Limas - 2 kilos
- Pepinos - 4 kilo
- Tomates cherry - 4 kilo
- Rúcula - 2 kilo
- Ensalada mixta - 5 kilo
- Pimiento rojo - 3 kilo
- Pimiento amarillo - 3 kilos
- Zanahorias - 4 kilo
- Cebolla roja - 2 kilos
- Patatas - 18 kilos
- Arroz - 8 kilos
- Pasta - 8 kilo
- Pan integral - 12 panes
- Baguettes - 20 unidades
- Wraps - 140 unidades
- Queso crema con hierbas - 3 kilos
- Hummus - 4 kilo
- Queso joven - 5 kilos
- Brie - 3 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 4 kilos
- Verduras a la parrilla - 5 kilos
- Falafel - 4 kilos
- Pechuga de pollo - 12 kilo
- Filete de salmón - 8 kilos
- Tofu - 5 kilos
- Garbanzos - 5 kilos
- Salsa de tomate - 8 litros
- Pesto - 2 kilo
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aderezo de yogur - 4 litros
- Aderezo balsámico - 3 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 1 kilo
- Albahaca - 20 manojos
- Bocadillos - 140 unidades
- Muffins de chocolate - 120 unidades
- Mini quiches - 160 unidades
- Miniwraps - 160 unidades
- Aceitunas - 4 kilos
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Peras - 80 unidades
- Chocolate negro - 3 kilo
- Miel - 2 kilos
- Servilletas - 600 unidades
- Pajitas de papel - 200 unidades
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Papel de horno - 3 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
Consejos
- Calcula las sillas y los vasos para el número confirmado de asistentes, más un 5-10 % adicional. Ese margen cubre cambios de última hora y evita reorganizar la sala durante la conferencia.
- Prepara una mesa de registro completa con tarjetas de nombre, copias de la lista de participantes y programas impresos. Ten el material listo al menos 60 minutos antes de la apertura.
- Para las presentaciones, comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el clicker y los adaptadores HDMI con cada formato recibido. Lleva baterías de repuesto y prueba el sonido antes de que llegue el primer ponente.
- Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y deja las bebidas frías antes de abrir la ubicación. Distribuye vasos de agua cerca de los asientos y reserva tazas para las pausas de café.
- Cuenta con suficientes cables alargadores, regletas y adaptadores para la disposición real de las mesas. Comprueba las conexiones y la ubicación de los altavoces durante el montaje, no cuando empiece la primera ponencia.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué material necesito para una conferencia de liderazgo?
- Como base necesitas sillas, mesas, una mesa de registro, proyector, pantalla, portátil de presentación, clicker, micrófonos, altavoces y material para café y agua. Añade vajilla, cables, regletas y adaptadores según el número de asistentes y la sala.
- ¿Cuántas sillas y mesas hacen falta para una conferencia?
- Calcula una silla por participante y añade un 5-10 % de reserva. El número de mesas depende de la distribución, pero normalmente necesitarás mesas para los asistentes, una mesa de registro y una mesa para los ponentes.
- ¿Cuándo debo comprar o reservar el material técnico?
- Reserva el equipo técnico al menos 2-3 semanas antes y confirma las conexiones una semana antes. Prueba todas las presentaciones, el sonido y los micrófonos el mismo día, como mínimo 60 minutos antes de empezar.
- ¿Cuánta vajilla y bebida necesito para la conferencia?
- Calcula una taza de café, un vaso de agua y una unidad de cada pieza de vajilla por persona, más un 10 % de margen. Para la primera hora, prevé dos o tres bebidas por asistente y ajusta la cantidad al programa y a las pausas.
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