Was du für eine Führungskonferenz brauchst

Für eine Führungskonferenz brauchst du mehr als Präsentationsunterlagen und Sitzplätze. Technik, Registrierung, Catering und Getränke müssen am Veranstaltungstag ohne Nachkauf funktionieren. Plane die Ausstattung nach Teilnehmerzahl und Raumgröße und bestelle Sonderwünsche beim Catering frühzeitig verbindlich. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Adapter, Gläser, Batterien und Kühlmöglichkeiten nicht erst kurz vor Beginn zu bemerken.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
KongresstischeAnz. 14
Registrierungstisch
Rednertisch
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
Präsentationsklicker
FunkmikrofoneAnz. 3
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FlipchartsAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-AdapterAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServierschalenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 8
ZangenAnz. 8

Dekoration

TischläuferAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
WegweiserAnz. 8
Willkommensbanner
StifteAnz. 130
NotizblöckeAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
ArbeitsblätterAnz. 120
TischnummernAnz. 14

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Zuckersticks - 300 Stück
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Wasser ohne Kohlensäure - 120 Flaschen
- Sprudelwasser - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Bitter Lemon - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pils - 120 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Zitronen - 3 Kilo
- Limetten - 2 Kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Gemischter Salat - 5 Kilo
- Rote Paprika - 3 Kilo
- Gelbe Paprika - 3 Kilo
- Karotten - 4 Kilo
- Rote Zwiebel - 2 Kilo
- Kartoffeln - 18 Kilo
- Reis - 8 Kilo
- Pasta - 8 kilo
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Baguettes - 20 Stück
- Wraps - 140 Stück
- Kräuterfrischkäse - 3 Kilo
- Hummus - 4 Kilo
- Junger Käse - 5 Kilo
- Brie - 3 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 4 kilo
- Gegrilltes Gemüse - 5 Kilo
- Falafel - 4 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 12 kilo
- Lachsfilet - 8 Kilo
- Tofu - 5 Kilo
- Kichererbsen – 5 Kilo
- Tomatensauce - 8 liter
- Pesto - 2 Kilo
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Joghurtdressing - 4 Liter
- Balsamico-Dressing - 3 liter
- Olivenöl - 3 Liter
- Sonnenblumenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Knoblauch - 1 Kilo
- Basilikum - 20 Bund
- Brötchen - 140 Stück
- Schokomuffins - 120 Stück
- Miniquiches - 160 Stück
- Mini-Wraps - 160 Stück
- Oliven - 4 Kilo
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 100 Stück
- Birnen - 80 Stück
- Zartbitterschokolade - 3 Kilo
- Honig - 2 Kilo
- Servietten - 600 Stück
- Papierstrohhalme - 200 Stück
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen

Tipps

Plane für die Registrierung einen Tisch, Namensschilder und eine ausgedruckte Teilnehmerliste ein. Lege die Unterlagen mindestens 30 Minuten vor dem Einlass alphabetisch oder nach Anmeldestatus bereit.
Teste Präsentationslaptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Für jeden verwendeten Anschluss sollte ein passender HDMI-Adapter vorhanden sein.
Rechne bei Getränken pro Person und Veranstaltungstag mit mindestens 1,5 Litern Wasser und plane zusätzliche Kühlboxen oder Kühlschrankfläche ein. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor dem Einlass gekühlt werden.
Bestelle Geschirr nicht exakt nach Teilnehmerzahl: Plane bei Tassen, Gläsern und Tellern etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei mehreren Kaffeepausen brauchst du außerdem ausreichend Thermoskannen und Kaffeemaschinen.
Lege Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und Mikrofonständer separat am Technikplatz bereit. Eine kurze Funktionsprüfung 60 Minuten vor Beginn lässt noch Zeit, fehlendes Material zu ersetzen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Führungskonferenz mit 50 Personen?: Plane 50 Sitzplätze plus etwa 10 Prozent Reserve, also 55 Stühle. Für Wasser solltest du mindestens 75 Liter für den Tag einrechnen; bei warmen Räumen oder langen Programmen mehr.
Wie viele Gläser und Tassen brauche ich für eine Führungskonferenz?: Bei 50 Teilnehmenden sind jeweils 55 bis 60 Wassergläser und Kaffeetassen sinnvoll, wenn zwischendurch gespült wird. Ohne Spülmöglichkeit solltest du mindestens zwei Einsätze pro Person einplanen.
Welche Technik muss ich für eine Führungskonferenz einplanen?: Für Präsentationen brauchst du mindestens einen Projektor, eine Leinwand, einen Präsentationslaptop und einen Klicker. Bei Vorträgen sollte außerdem spätestens 60 Minuten vor Beginn die komplette Tonanlage mit Mikrofonen, Mischpult und Lautsprechern getestet werden.
Wann sollte ich Catering und Getränke für eine Führungskonferenz bestellen?: Bestelle das Catering spätestens 7 bis 10 Tage vorher verbindlich und übermittle Ernährungswünsche gesammelt. Getränke, Kühlboxen und Geschirr solltest du spätestens am Vortag bereitstellen, damit am Veranstaltungstag nur noch gekühlt und aufgebaut werden muss.

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