Que faut-il prévoir pour une conférence ?

Pour une conférence, les achats ne se limitent pas au café et aux bouteilles d’eau. Il faut aussi prévoir l’accueil, la présentation, la sonorisation et le service des pauses, avec des quantités adaptées au nombre d’inscrits. Cette liste rassemble le matériel et les fournitures à acheter ou à apporter le jour J. Anticipez surtout les câbles, les badges et les boissons : ce sont les éléments les plus souvent oubliés ou réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Tabouretsqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Câble HDMIqté 2
Pointeur laser

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 8
Pinces de serviceqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 80
Badges nominatifsqté 80
Panneau d’accueil
Passe-câblesqté 6

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Balaiqté 2
Raclette de sol
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Bière - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Biscuits apéritifs - 8 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 4 paquets
- Mini-choux à la crème - 80 pièces
- Mini muffins - 80 pièces
- Dés de fromage - 2 kilogrammes
- Raisins - 2 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Concombre - 4 pièces
- Houmous - 4 pots
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- En-cas véganes - 40 pièces
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 10 pièces

Conseils

Prévoyez un verre à eau par participant, plus 10 % de réserve : pour 50 personnes, cela représente 55 verres. Ajoutez une bouteille d’eau individuelle ou un point d’eau facilement accessible.
Pour une pause d’une heure, comptez environ deux boissons chaudes par personne et au moins une portion d’en-cas par participant. Préparez 10 % de portions supplémentaires pour les intervenants et les inscriptions de dernière minute.
Prévoyez un badge nominatif pour chaque inscrit et 10 % de badges vierges en plus. Gardez aussi des supports de badges supplémentaires à la table d’accueil pour corriger les erreurs ou accueillir un participant non prévu.
Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones et le câble HDMI au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Prenez au minimum deux rallonges et deux multiprises, puis sécurisez les câbles avec des passe-câbles.
Installez la table d’inscription, le panneau d’accueil et les plateaux de service avant l’ouverture des portes, idéalement 30 minutes à l’avance. Refroidissez les boissons au moins 3 heures avant le début de la conférence.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une conférence de 50 personnes ?: Prévoyez au moins 55 verres à eau, soit un par participant avec 10 % de réserve. Si vous servez aussi du jus ou d’autres boissons, ajoutez un verre par personne concernée.
Quelle quantité de café acheter pour une conférence ?: Pour une pause d’une heure, comptez environ deux tasses par participant. Pour 50 personnes, prévoyez donc 100 tasses et suffisamment de café pour deux services, avec du sucre, des cuillères et du lait selon les habitudes du public.
Combien de badges faut-il préparer pour une conférence ?: Préparez un badge par inscrit et 10 % de badges vierges supplémentaires. Pour 80 participants, imprimez 88 badges ou supports afin de pouvoir corriger une erreur ou inscrire quelqu’un sur place.
Quand tester le matériel audiovisuel avant une conférence ?: Faites un premier test complet au moins 60 minutes avant l’accueil du public. Vérifiez encore la présentation, le son, le câble HDMI et les prises après l’installation de la salle.

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