Einkaufsliste für deinen Vortrag

Für einen Vortrag brauchst du mehr als Laptop und Beamer. Plane Getränke, Kaffee und kleine Snacks passend zur Zahl der angemeldeten Gäste und denke an Kabel, Geschirr sowie Namensschilder. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofonständer oder ausreichend Tassen. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Ausstattung rechtzeitig zu prüfen und Verbrauchsmaterial nicht erst kurz vor Beginn zu besorgen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 8
Rednertisch
HockerAnz. 2

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 2
Laserpointer

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 80
TellerAnz. 80
GebäckgabelnAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServierplattenAnz. 6
SchälchenAnz. 8
ServierzangenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 80
NamensschilderAnz. 80
Willkommensschild
KabelmattenAnz. 6

Reinigung

Reinigungs-EimerAnz. 2
BesenAnz. 2
Bodenabzieher
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Teesortiment - 4 Kartons
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitrone - 6 Stück
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Orangensaft - 6 Liter
- Apfelsaft - 4 Liter
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Bier - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Liter
- Kaffeemilch - 2 Flaschen
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Papierservietten - 200 Stück
- Snackkekse - 8 Packungen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Partysnacks - 4 Tüten
- Salzstangen - 4 Packungen
- Mini-Profiteroles - 80 Stück
- Mini-Muffins - 80 Stück
- Käsewürfel - 2 Kilogramm
- Trauben - 2 Kilogramm
- Äpfel - 40 Stück
- Gurke - 4 Stück
- Hummus - 4 Becher
- Glutenfreie Cracker - 3 Packungen
- Vegane Häppchen - 40 Stück
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Mikrofasertücher - 10 Stück

Tipps

Rechne für das erste Vortragsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, wenn kein längeres Catering geplant ist. Kaufe zusätzlich stilles Wasser für die Referierenden und stelle Wassergläser am Rednertisch bereit.
Plane bei Kaffee mindestens eine Tasse pro Person für die Pause ein. Für 20 Gäste sind daher 20 Kaffeetassen, 20 Kaffeelöffel und ausreichend Gebäck- oder Snackportionen ein guter Ausgangspunkt.
Prüfe die Präsentation spätestens 24 Stunden vorher auf dem vorgesehenen Laptop. Lege ein passendes HDMI-Kabel, mindestens ein Verlängerungskabel und einen Laserpointer als Reserve bereit.
Bestelle oder besorge Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Halte sie mindestens zwei Tage vorher zusammen mit Namensschildhaltern am Anmeldetisch bereit.
Kabelmatten, ein Willkommensschild und Tischdecken werden häufig vergessen, obwohl sie beim Aufbau gebraucht werden. Lege diese Dinge am Vorabend gesammelt an den Eingang oder in den Veranstaltungsraum.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Vortrag mit 20 Personen?: Plane Sitzplätze für 20 Personen plus einen Rednertisch, einen Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, Funkmikrofon und Lautsprecher. Für die Pause solltest du mindestens 20 Kaffeetassen, Wassergläser, Teller und Snackportionen einplanen.
Wie viele Getränke brauche ich pro Person bei einem Vortrag?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Bei 20 Gästen sind das etwa 40 bis 60 Getränke, zusätzlich zu Wasser für die Referierenden.
Welche Technik muss ich für einen Vortrag mitbringen?: Mindestens Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Laserpointer gehören auf die Prüfliste. Bei mehr als 20 Personen oder einem großen Raum brauchst du außerdem Mikrofon, Mikrofonständer und Lautsprecher.
Wann sollte ich die Sachen für einen Vortrag einkaufen?: Verbrauchsartikel wie Getränke, Kaffee, Snacks und Geschirr solltest du spätestens zwei Tage vorher besorgen. Die Technik testest du spätestens 24 Stunden vor Beginn, damit fehlende Kabel oder Adapter noch ersetzt werden können.

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