Qué necesitas comprar para una conferencia

Una conferencia necesita más que sillas y un proyector. La lista incluye el equipo para las ponencias, el material de acreditación y todo lo necesario para servir café, agua y aperitivos. Calcula las cantidades según el número de asistentes y confirma la parte técnica antes del día del evento. Algunos elementos, como los micrófonos, los alargadores y las tarjetas de nombre, suelen olvidarse hasta el montaje.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 80
Mesascant. 8
Mesa de oradores
Taburetescant. 2

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Cable HDMIcant. 2
Puntero láser

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos para aguacant. 80
Platoscant. 80
Tenedores de postrecant. 80
Cucharillas de cafécant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas para servircant. 6
Cuencoscant. 8
Pinzas de servircant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Portanombrescant. 80
Tarjetas de nombrecant. 80
Cartel de bienvenida
Alfombrillas para cablescant. 6

Limpieza

Cubo de limpiezacant. 2
Escobacant. 2
Limpiacristales
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Surtido de té - 4 cajas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 6 unidades
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 6 litros
- Zumo de manzana - 4 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino blanco - 6 botellas
- Cerveza - 24 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Leche para café - 2 botellas
- Palitos para remover - 100 unidades
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Galletas saladas - 8 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos para aperitivo - 4 bolsas
- Palitos salados - 4 paquetes
- Mini profiteroles de crema - 80 unidades
- Mini muffins - 80 unidades
- Cubos de queso - 2 kilogram
- Uvas - 2 kilogramo
- Manzanas - 40 unidades
- Pepino - 4 unidades
- Hummus - 4 tarrinas
- Crackers sin gluten - 3 paquetes
- Aperitivos veganos - 40 unidades
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Paños de microfibra - 10 unidades

Consejos

Calcula una taza de café, un vaso de agua y un plato por asistente; añade entre un 10 % y un 15 % extra para cubrir roturas y visitas imprevistas.
Prepara una tarjeta de nombre y un portanombres para cada inscrito, más al menos 5 unidades en blanco para cambios de última hora.
Comprueba el equipo técnico como conjunto: portátil, proyector, pantalla, HDMI, regletas, alargadores, micrófonos y altavoces deben probarse al menos 24 horas antes.
Para el punto de café, prevé una máquina o tetera adecuada, termos suficientes para mantener el servicio durante las pausas y cucharillas para todas las tazas, con un 10 % adicional.
Compra o lleva alfombrillas para cables y colócalas antes de abrir la sala; los cables que cruzan las zonas de paso no deben resolverse durante la llegada de los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y tazas necesito para una conferencia?: Calcula un vaso de agua y una taza de café por persona. Para una conferencia de 50 asistentes, prepara al menos 55 vasos y 55 tazas para disponer de un 10 % extra.
¿Qué equipo técnico hace falta para una conferencia?: Como base necesitas un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, micrófonos inalámbricos, altavoces, soporte de micrófono, alargadores y regletas. Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y tarjetas de nombre?: Ten las acreditaciones y tarjetas listas como mínimo 24 horas antes de la apertura. Prepara además un 10 % de tarjetas en blanco para errores, cambios y asistentes que se registren tarde.
¿Cuánto material de mesa necesito para los aperitivos?: Calcula un plato, un tenedor de postre y unas pinzas de servir por cada punto de comida, además de un 10 % extra de platos y cubiertos. Coloca los cuencos y bandejas antes de que llegue el primer asistente.

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