Que faut-il prévoir pour une conférence réseau ?

Une conférence réseau demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil, les échanges entre participants, les interventions et les pauses, avec le matériel adapté à chaque moment. Cette liste rassemble le mobilier, l’équipement audiovisuel et la vaisselle à acheter ou à apporter. Ajustez les quantités au nombre définitif d’inscrits, puis vérifiez les besoins techniques et alimentaires au moins une semaine avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables réseauqté 12
Chaisesqté 90
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Nappesqté 20
Cintresqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Pointeur laserqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Répéteurs WiFiqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettes à dessertqté 120
Couteaux à viandeqté 120
Cuillères à soupeqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Distributeurs de boissons isothermesqté 4
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Gants de cuisineqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Housses alimentairesqté 6
Pinces de serviceqté 12

Décoration

Présentoirs pour cartes nominativesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 90
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 90
Presse-papiersqté 6
Numéros de tableqté 12
Panneaux d’orientationqté 12
Bannière de fond
Plantesqté 8
Guirlandesqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 60 sachets
- Thé vert - 40 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Lait sans lactose - 3 litres
- Citron - 2 kilos
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Cacahuètes salées - 1 kilo
- Chips au paprika - 1 kilo
- Chips nature - 1 kilo
- Chips de tortilla - 1 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Guacamole - 1 kilo
- Salsa - 1 kilo
- Dés de fromage - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Poires - 40 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Concombre - 10 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Salade mêlée - 3 kilo
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Wraps complets - 80 pièces
- Mini petits pains précuits - 120 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Houmous pour le pain - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Salade de œufs - 1 kilo
- Soupe de tomates - 10 liter
- Soupe de légumes - 10 litres
- Pâtes - 8 kilos
- Riz basmati - 6 kilo
- Pois chiches - 4 kilos
- Légumes grillés - 8 kilos
- Filet de poulet - 8 kilos
- Boulettes végétariennes - 5 kilos
- Sauce tomate - 8 litres
- Sauce pesto - 2 kilos
- Parmesan - 1,5 kilo
- Salade verte - 6 kilo
- Salade de concombre - 4 kilo
- Sauce au yaourt - 3 litres
- Vinaigrette vegan - 2 litres
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce chili - 1 litre
- Fruits frais - 8 kilo
- Brownies - 100 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Biscuits - 4 kilos
- Gâteau au citron - 4 pièces
- Glace - 6 litres
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Basilic - 10 bottes
- Persil - 10 bottes
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Serviettes en papier pour les toilettes - 4 paquets

Conseils

Prévoyez une table d’accueil distincte des tables de buffet : elle doit permettre de poser les badges nominatifs, les programmes et le matériel d’inscription sans bloquer l’entrée.
Pour les présentations, testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les adaptateurs au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez un adaptateur de secours si plusieurs intervenants utilisent leur propre ordinateur.
Comptez une chaise par participant assis et ajoutez 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute ou les intervenants accompagnés.
Installez au moins une station de recharge et plusieurs multiprises dans l’espace réseau. Prévoyez les rallonges avant l’ouverture du lieu, car les prises disponibles sont rarement placées au bon endroit.
Pour une pause d’une heure, prévoyez environ 2 tasses à café et 2 verres à eau par personne si vous ne pouvez pas organiser un lavage entre les services. Ajoutez les verres à vin et les assiettes uniquement si le programme comprend un service correspondant.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence réseau ?: Prévoyez une chaise par participant assis, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 80 inscrits, cela représente donc 84 à 88 chaises, selon la configuration de la salle.
Quand faut-il acheter le matériel technique pour une conférence ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 2 semaines avant l’événement. Faites un test complet 2 heures avant l’ouverture, avec les présentations définitives.
Quelle quantité de vaisselle prévoir par personne ?: Pour une pause sans lavage intermédiaire, comptez 2 tasses à café et 2 verres à eau par personne. Pour un buffet, prévoyez au minimum 1 assiette et 1 assiette à dessert par personne, avec 10 % de réserve.
Combien de temps avant faut-il préparer les boissons ?: Mettez les boissons à refroidir au moins 6 heures avant le début de la conférence. Préparez le service traiteur et installez la vaisselle 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants.

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