Was du für eine Netzwerkkonferenz brauchst

Bei einer Netzwerkkonferenz müssen Empfang, Vorträge und Gespräche gleichzeitig funktionieren. Plane Möbel, Technik, Geschirr und Verbrauchsmaterial nicht nur für die angemeldeten Gäste, sondern auch für Referenten und Helfer ein. Besonders häufig fehlen passende HDMI-Adapter, zusätzliche Stromanschlüsse oder genügend Wassergläser. Die vollständige Liste zeigt dir, was du einkaufen, ausleihen oder rechtzeitig reservieren solltest.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
NetzwerktischeAnz. 12
StühleAnz. 90
Rednertisch
HockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 20
KleiderbügelAnz. 2

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3
LaserpointerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
WLAN-VerstärkerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
EssgabelnAnz. 120
EssmesserAnz. 120
EsslöffelAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
Isolierte GetränkespenderAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20
LebensmittelabdeckungenAnz. 6
ServierzangenAnz. 12

Dekoration

NamenskartenständerAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 90
StifteAnz. 100
NotizblöckeAnz. 90
KlemmbretterAnz. 6
TischnummernAnz. 12
WegweiserAnz. 12
Hintergrundbanner
PflanzenAnz. 8
GirlandenAnz. 6

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Kräutertee - 60 Beutel
- Grüner Tee - 40 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Laktosefreie Milch - 3 Liter
- Zitrone - 2 Kilo
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Ingwerbier - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Oliven - 2 Kilo
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Gesalzene Erdnüsse - 1 Kilo
- Paprikachips - 1 Kilo
- Chips natur - 1 Kilo
- Tortillachips - 1 kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Guacamole - 1 Kilo
- Salsa - 1 kilo
- Käsewürfel - 2 kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Birnen - 40 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Gurke - 10 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Gemischter Salat - 3 Kilo
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Weißbrot - 6 Brote
- Vollkorn-Wraps - 80 Stück
- Mini-Aufbackbrötchen - 120 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Hummus für Brot - 1 kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 1,5 Kilo
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Eiersalat - 1 Kilo
- Tomatensuppe - 10 Liter
- Gemüsesuppe - 10 Liter
- Pasta - 8 kilo
- Basmati-Reis - 6 Kilo
- Kichererbsen - 4 kilo
- Gegrilltes Gemüse - 8 Kilo
- Hähnchenfilet - 8 Kilo
- Vegetarische Bällchen - 5 Kilo
- Tomatensauce - 8 liter
- Pestosauce - 2 Kilo
- Parmesankäse - 1,5 Kilo
- Grüner Salat - 6 Kilo
- Gurkensalat - 4 Kilo
- Joghurt-Dressing - 3 Liter
- Veganes Dressing - 2 Liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Chilisauce - 1 Liter
- Frisches Obst - 8 kg
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Kekse - 4 Kilo
- Zitronenkuchen - 4 Stück
- Speiseeis - 6 Liter
- Kräuterbutter - 1 Kilo
- Basilikum - 10 Bund
- Petersilie - 10 Bund
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Olivenöl - 2 Liter
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Servietten - 300 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Frischhaltedosen - 30 Stück
- Einwegservietten für die Toilette - 4 Packungen

Tipps

Rechne bei den Sitzplätzen mit etwa 80 bis 90 Prozent der erwarteten Gäste, wenn viele Programmpunkte im Stehen stattfinden. Für Vorträge sollte trotzdem jeder angemeldete Teilnehmer einen erreichbaren Stuhl haben.
Plane pro Gast mindestens ein Wasserglas für den Empfang und ein weiteres für den Vortragsbereich ein. Bei einer mehrstündigen Konferenz brauchst du zusätzlich ausreichend Kaffeetassen und Geschirr für jede Cateringrunde.
Lege für den Präsentationsplatz mindestens einen Laptop, ein HDMI-Kabel und zwei passende HDMI-Adapter bereit. Teste die Verbindung spätestens am Vortag mit den Präsentationen der Referenten.
Verlängerungskabel und Ladestationen werden meist zu spät eingeplant. Bereite pro Netzwerktisch mindestens eine erreichbare Lademöglichkeit vor und sichere Kabel so, dass niemand darüber stolpert.
Drucke Namensschilder und Programme spätestens am Tag vor der Veranstaltung. Lege außerdem Wegweiser am Empfang und an allen Abzweigungen aus, damit Helfer während des Einlasses nicht ständig Orientierung geben müssen.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für eine Netzwerkkonferenz?: Plane mindestens 1,5 bis 2 Gedecke pro angemeldeter Person ein, wenn es mehrere Cateringpausen gibt. Für Wasser solltest du zwei Gläser pro Gast vorsehen; Kaffeetassen und Teller können nach jeder Runde gespült werden.
Welche Technik brauche ich für eine Netzwerkkonferenz?: Für Präsentationen brauchst du mindestens einen Beamer, eine Projektionsleinwand, einen Laptop, ein HDMI-Kabel und passende Adapter. Bei mehr als 30 bis 40 Personen kommen Mikrofone, Lautsprecher und ein Mischpult hinzu.
Wie viele Stühle brauche ich bei einer Netzwerkkonferenz?: Für den Vortragsraum solltest du einen Stuhl pro angemeldeter Person einplanen. Wenn Empfang und Networking überwiegend im Stehen stattfinden, reichen dort etwa 20 bis 30 Prozent der Gästezahl als Sitzplätze.
Wann sollte ich die Materialien für eine Netzwerkkonferenz besorgen?: Reserviere Möbel und Technik mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Verbrauchsmaterial, Namensschilder und gedruckte Programme kannst du 2 bis 3 Tage vor der Konferenz final vorbereiten, sobald die Gästeliste feststeht.

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