Qué necesitas para una conferencia de networking

Una conferencia de networking necesita más que sillas y un proyector. Debes preparar zonas diferenciadas para recepción, ponencias, buffet y conversaciones, además de sonido, conexión y material para orientar a los asistentes. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar para que el registro empiece a tiempo y las presentaciones no se interrumpan. Calcula las cantidades según el número final de inscritos y añade margen para consumibles y conexiones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas de networkingcant. 12
Sillascant. 90
Mesa de oradores
Taburetescant. 6
Mantelescant. 20
Perchascant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 3
Puntero lásercant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Amplificadores WiFicant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchillos de mesacant. 120
Cucharas soperascant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Dispensadores de bebida isotérmicoscant. 4
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Guantes de hornocant. 4
Bandejas de comidacant. 20
Fundas para alimentoscant. 6
Pinzas de servircant. 12

Decoración

Soportes para tarjetas de nombrecant. 12
Portanombrescant. 90
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 90
Portapapelescant. 6
Números de mesacant. 12
Carteles de rutacant. 12
Banner de fondo
Plantascant. 8
Guirnaldascant. 6

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 60 bolsitas
- Té verde - 40 bolsas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche sin lactosa - 3 litros
- Limón - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Aceitunas - 2 kilos
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Cacahuetes salados - 1 kilo
- Patatas fritas con pimentón - 1 kilo
- Chips naturales - 1 kilo
- Tortillachips - 1 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Guacamole - 1 kilo
- Salsa - 1 kilo
- Dados de queso - 2 kilo
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Peras - 40 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Pepino - 10 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Ensalada mixta - 3 kilo
- Pan integral - 8 panes
- Pan de molde blanco - 6 panes
- Wraps integrales - 80 unidades
- Mini panecillos para hornear - 120 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Hummus para pan - 1 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Ensalada de huevo - 1 kilo
- Sopa de tomate - 10 litros
- Sopa de verduras - 10 litros
- Pasta - 8 kilo
- Arroz basmati - 6 kilos
- Garbanzos - 4 kilos
- Verduras a la parrilla - 8 kilo
- Pechuga de pollo - 8 kilos
- Albóndigas vegetarianas - 5 kilo
- Salsa de tomate - 8 litros
- Salsa pesto - 2 kilo
- Queso parmesano - 1,5 kilo
- Ensalada verde - 6 kilo
- Ensalada de pepino - 4 kilos
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Aliño vegano - 2 liter
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Salsa de chile - 1 litro
- Fruta fresca - 8 kilo
- Brownies - 100 unidades
- Mini muffins - 100 piezas
- Galletas - 4 kilos
- Pastel de limón - 4 unidades
- Helado - 6 litros
- Mantequilla de hierbas - 1 kilo
- Albahaca - 10 manojos
- Perejil - 10 ramos
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Servilletas - 300 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Papel de cocina - 12 rollos
- Recipientes herméticos - 30 unidades
- Servilletas desechables para el baño - 4 paquetes

Consejos

Prepara una mesa de recepción, mesas de networking y una mesa de buffet antes de abrir la ubicación. Para una sala con más de 50 asistentes, reserva al menos dos puntos de registro si quieres evitar colas al inicio.
Lleva un portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores y un clic de presentación. Comprueba cada combinación de conexión durante la prueba técnica, como mínimo 60 minutos antes de la primera ponencia.
Calcula dos vasos de agua por persona y hora, además de una taza de café por servicio. Si también sirves vino, prevé al menos una copa por invitado que vaya a consumirlo y deja algunas unidades de reserva.
No esperes al día del evento para resolver la conexión: prepara regletas, alargadores, estaciones de carga y amplificadores WiFi con antelación. Etiqueta los cables y deja libres los pasillos para evitar tropiezos.
Imprime las acreditaciones y los programas cuando la lista definitiva de invitados esté cerrada, idealmente 24 horas antes. Lleva un pequeño excedente, por ejemplo un 5 % de acreditaciones y programas, para altas o errores de impresión de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una conferencia de networking?: Como mínimo, prepara mesas de recepción, buffet y networking, sillas, proyector, pantalla, portátil, sonido, cables y adaptadores. Añade acreditaciones, programas, carteles de ruta, vajilla, bebidas y material para las ponencias.
¿Cuántos vasos y tazas necesito por asistente?: Calcula dos vasos de agua por persona y hora y una taza de café por servicio. Añade un margen del 10 % para roturas, usos repetidos y asistentes que cambien de bebida.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de recibir a los asistentes. Comprueba también los cables HDMI, adaptadores, altavoces, mesa de mezclas, puntero y clic de presentación.
¿Cuándo imprimir las acreditaciones y los programas?: Imprímelos cuando tengas cerrada la lista definitiva de invitados y la información de los ponentes. Intenta hacerlo 24 horas antes y prepara un 5 % adicional para cambios de última hora.

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