Que faut-il prévoir pour une conférence politique ?

Une conférence politique demande plus qu’une salle et des intervenants. Il faut prévoir l’accueil des participants, la diffusion des présentations, la sonorisation et le service du buffet. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel technique et la vaisselle à acheter ou à apporter, avec les éléments souvent oubliés comme les rallonges, les multiprises et les batteries externes. Vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions, puis confirmez la commande traiteur avant de faire les courses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 14
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Pupitre
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 140
Fourchettesqté 140
Couteauxqté 140
Cuillèresqté 140
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
plateauxqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 12
Panneaux directionnelsqté 8
Housses de mange-deboutqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 130
Pots à crayonsqté 6
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Post-itqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Sachets de thé - 250 pièces
- Thé noir - 6 boîtes
- Tisane - 4 boîtes
- Thé vert - 3 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Eau plate - 120 bouteilles
- Eau gazeuse - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Bitter lemon - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc sans alcool - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Baguettes - 24 pièces
- Pains complets - 12 pièces
- Pains multicéréales - 12 pièces
- Mini wraps - 160 pièces
- Wraps complets - 80 pièces
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage vieux - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 3 kilogram
- Blanc de poulet fumé - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Salade aux œufs - 2 kilogrammes
- Salade de thon - 2 kilogrammes
- Pesto - 1 kilogramme
- Roquette - 1 kilogramme
- Laitue - 2 kilogrammes
- Concombres - 4 kilogrammes
- Tomates - 5 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Olives - 2 kilogrammes
- Fromage feta - 2 kilogram
- Fromage râpé - 2 kilogrammes
- Pommes de terre grenaille - 12 kilogram
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Filet de poulet - 12 kilogrammes
- Boulettes végétariennes - 8 kilogrammes
- Légumes grillés - 8 kilogram
- Salade verte - 8 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 litres
- Sauce à la crème - 6 litres
- Sauce pesto - 4 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 500 gram
- Gâteau au chocolat - 8 kilogrammes
- Tarte aux pommes - 8 kilogrammes
- Fruits frais - 12 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Noix mélangées - 5 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces

Conseils

Prévoyez une table d’inscription distincte des tables du buffet, avec les badges nominatifs et les programmes déjà triés avant l’ouverture du lieu.
Comptez au moins une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de sièges si la salle permet des inscriptions ou arrivées de dernière minute.
Réservez un microphone sans fil pour les intervenants et un second pour les questions du public. Testez aussi chaque câble HDMI, rallonge et multiprise avant le jour de la conférence.
Prévoyez une carafe et des verres à eau à proximité de la table de prise de parole, ainsi que des tasses à café en fonction du nombre de participants et des pauses prévues.
Gardez un ordinateur portable de présentation, un cliqueur et des batteries externes chargées le jour même. Rassemblez ces équipements dans une caisse séparée pour éviter qu’ils restent dans le local de stockage.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence politique ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 100 inscrits, cela représente 105 à 110 chaises, selon la capacité de la salle.
Quel matériel technique faut-il pour une conférence politique ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un ou deux microphones sans fil, un mixeur audio et des haut-parleurs. Ajoutez au moins deux câbles HDMI, deux rallonges et deux multiprises pour disposer d’une solution de secours.
Quand faut-il acheter la vaisselle et le matériel de buffet ?: Confirmez les quantités au plus tard 3 à 5 jours avant la conférence, après la clôture des inscriptions. Faites les courses et rassemblez la vaisselle la veille pour pouvoir remplacer un article manquant.
Que faut-il prévoir à la table d’inscription ?: Installez une table avec les badges nominatifs, les programmes et le déroulé de la conférence. Triez les badges par ordre alphabétique au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour réduire l’attente.

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