Lista de compras para una conferencia de políticas

Una conferencia de políticas necesita más que un proyector y unas sillas. Hay que preparar el registro, la mesa de ponentes, las presentaciones y el servicio de catering sin dejar cables, adaptadores o acreditaciones para el último momento. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico, la vajilla y los materiales que conviene tener preparados. Calcula las cantidades según el número de participantes, ponentes y mesas confirmados.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 14
Sillascant. 120
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de oradores
Atril
Taburetescant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 140
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 140
Tenedorescant. 140
Cuchilloscant. 140
Cucharascant. 140
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 8
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
bandejascant. 8

Decoración

Manteles runnerscant. 14
Arreglos floralescant. 8
Pancartas con nombrescant. 12
Señales de orientacióncant. 8
Fundas para mesas altascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Artículos de oficina

Tarjetas de nombrecant. 120
Lanyardscant. 120
Folletos del programacant. 120
Bloc de notascant. 120
Bolígrafoscant. 130
Portalápicescant. 6
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Post-itscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Aspiradora
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Escoba y recogedorcant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilogramo
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Té negro - 6 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Té verde - 3 cajas
- Azúcar - 3 kilogramos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 2 kilogramos
- Agua sin gas - 120 botellas
- Agua con gas - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Bitter lemon - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 96 botellines
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco sin alcohol - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilogramo
- Baguettes - 24 unidades
- Panes integrales - 12 unidades
- Panecillos multicereales - 12 unidades
- Miniwraps - 160 unidades
- Wraps integrales - 80 unidades
- Queso crema - 3 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Queso curado - 2 kilogram
- Jamón cocido - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilogramo
- Hummus - 3 kilogramos
- Ensalada de huevo - 2 kilogram
- Ensalada de atún - 2 kilogram
- Pesto - 1 kilogram
- Rúcula - 1 kilogramo
- Lechuga - 2 kilogram
- Pepinos - 4 kilogramos
- Tomates - 5 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Aceitunas - 2 kilogram
- Queso feta - 2 kilogram
- Queso rallado - 2 kilogramos
- Patatas pequeñas - 12 kilogramos
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta - 8 kilogramos
- Pechuga de pollo - 12 kilogramos
- Albóndigas vegetarianas - 8 kilogram
- Verduras a la parrilla - 8 kilogram
- Ensalada verde - 8 kilogramo
- Salsa de tomate - 8 litros
- Salsa de crema - 6 litros
- Salsa pesto - 4 litros
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Salsa de ajo - 2 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 500 gram
- Pastel de chocolate - 8 kilogram
- Tarta de manzana - 8 kilogramo
- Fruta fresca - 12 kilogramo
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Frutos secos mixtos - 5 kilogram
- Pasas - 2 kilogramos
- Servilletas - 600 unidades
- Vasos de papel - 250 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Guantes de nitrilo - 4 cajas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades

Consejos

Prepara una silla por participante y añade entre un 5 y un 10 % de reserva. Para una mesa de registro, deja además espacio para las acreditaciones, los programas y el portátil.
Comprueba el equipo técnico al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, alargadores y regletas. Lleva un cable HDMI adicional y una regleta de repuesto.
Calcula la vajilla por servicio, no solo por asistente: reserva 2 vasos de agua por persona, 1 taza de café y un 10 % extra. Para una comida con vino, añade 1 copa por comensal y algunas de reserva.
Prepara las acreditaciones y los programas como paquetes separados por orden alfabético o por mesa. Imprime un 5 % adicional para errores, cambios de nombre o inscripciones de última hora.
Reúne las presentaciones definitivas y el clic de presentación en el portátil antes de abrir la sala. Lleva baterías externas y coloca el atril, los micrófonos y la mesa de oradores antes de que lleguen los ponentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia de políticas?: Calcula una silla por participante confirmado y añade entre un 5 y un 10 % de reserva. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas; si habrá ponentes sentados aparte, súmalos al cálculo.
¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?: Prepara 2 vasos de agua y 1 taza de café por persona, más un 10 % adicional. Para 80 participantes, serían al menos 176 vasos y 88 tazas.
¿Cuándo hay que probar el equipo técnico?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y otra de 30 minutos justo antes de abrir la sala. Comprueba cada presentación, micrófono, altavoz, cable y conexión del proyector.
¿Cuántos programas y acreditaciones debo imprimir?: Imprime uno por participante confirmado y añade un 5 % extra. Para 120 inscritos, prepara 126 programas y acreditaciones, y deja algunos en blanco para cambios de última hora.

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