Wat heb je nodig voor een beleidsconferentie?

Voor een beleidsconferentie heb je meer nodig dan stoelen, koffie en een beamer. De registratie, presentaties en techniek moeten tegelijk klaarstaan, terwijl catering en servies op meerdere momenten worden gebruikt. Reken per deelnemer op een naamkaartje, programma en waterglas, en leg voor elke spreker een werkende microfoon en presentatie klaar. Controleer kabels, stekkerdozen en adapters uiterlijk een dag van tevoren; juist die kleine onderdelen ontbreken vaak op de ochtend zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Katheder
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 140
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 140
Vorkenaantal 140
Messenaantal 140
Lepelsaantal 140
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
dienbladenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambordjesaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 8
Statafelrokkenaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Kantoorartikelen

Naamkaartjesaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 130
Pennenbakkenaantal 6
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 12
Post-itsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilogram
- Theezakjes - 250 stuks
- Zwarte thee - 6 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Groene thee - 3 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 2 kilogram
- Koolzuurvrij water - 120 flessen
- Koolzuurhoudend water - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Bitter lemon - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 96 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrije witte wijn - 6 flessen
- IJsblokjes - 15 kilogram
- Stokbroden - 24 stuks
- Volkorenbroden - 12 stuks
- Meergranenbroden - 12 stuks
- Miniwraps - 160 stuks
- Volkorenwraps - 80 stuks
- Roomkaas - 3 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Oude kaas - 2 kilogram
- Achterham - 3 kilogram
- Gerookte kipfilet - 3 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Ei-salade - 2 kilogram
- Tonijnsalade - 2 kilogram
- Pesto - 1 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Sla - 2 kilogram
- Komkommers - 4 kilogram
- Tomaten - 5 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Fetakaas - 2 kilogram
- Geraspte kaas - 2 kilogram
- Krieltjes - 12 kilogram
- Rijst - 8 kilogram
- Pasta - 8 kilogram
- Kipfilet - 12 kilogram
- Vegetarische balletjes - 8 kilogram
- Gegrilde groenten - 8 kilogram
- Groene salade - 8 kilogram
- Tomatensaus - 8 liter
- Roomsaus - 6 liter
- Pestosaus - 4 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Knoflooksaus - 2 liter
- Olijfolie - 3 liter
- Zonnebloemolie - 2 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 500 gram
- Chocoladecake - 8 kilogram
- Appeltaart - 8 kilogram
- Vers fruit - 12 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Gemengde noten - 5 kilogram
- Rozijnen - 2 kilogram
- Servetten - 600 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 1 verpakking
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Nitrilhandschoenen - 4 dozen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks

Tips

Leg per deelnemer één naamkaartje en één gedrukt programma klaar, plus ongeveer 5% extra voor last-minute aanmeldingen of typefouten.
Plan voor koffie en water minimaal één kopje en één glas per deelnemer per pauzemoment. Gebruik karaffen op tafel, zodat niet iedereen tegelijk bij het buffet hoeft te staan.
Test beamer, laptop, projectiescherm, audiomixer en luidsprekers minstens 60 minuten vóór de ontvangst. Neem per aansluiting een reserve-HDMI-kabel en voldoende verlengsnoeren mee.
Voorzie elke spreker van een eigen microfoon als er snel wordt gewisseld; houd daarnaast één reserve-exemplaar of reservebatterijen beschikbaar en zet microfoonstandaards klaar.
Zet registratie, badge-sortering en programma’s minstens 30 minuten vóór de eerste aankomst klaar. Leg pennen, tape, powerbanks en een stekkerdoos bij de registratietafel; die worden vaak pas gemist wanneer de zaal al volloopt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel naamkaartjes en programma’s moet ik printen voor een beleidsconferentie?: Print voor iedere aangemelde deelnemer één naamkaartje en één programma. Voeg 5% extra toe; bij 100 deelnemers zijn dat 105 exemplaren van elk.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een beleidsconferentie?: Zet minimaal één stoel per aangemelde deelnemer klaar en reserveer 5% extra als de ruimte dat toelaat. Voor 80 deelnemers kom je dus uit op 84 stoelen.
Hoeveel microfoons zijn nodig bij meerdere sprekers?: Gebruik bij voorkeur één draadloze microfoon per actieve spreker en houd één reserve achter de hand. Bij vier sprekers die elkaar afwisselen zijn vijf microfoons praktisch, tenzij de locatie al een getest systeem heeft.
Wanneer moet ik de techniek voor een beleidsconferentie testen?: Test alle apparatuur uiterlijk één dag vooraf en herhaal de volledige controle minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de deelnemers. Controleer daarbij ook HDMI-kabels, stekkerdozen, verlengsnoeren en het geluid in de achterste rij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.