Que faut-il prévoir pour une conférence photo ?

Pour une conférence photo, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux supports imprimés. Il faut aussi prévoir la projection, le son, l’accueil des participants et un point café qui reste fonctionnel pendant toute la rencontre. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les fournitures nécessaires. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, en gardant une petite marge pour les oublis et les arrivées sans inscription.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 8
Table d'inscription
Table de présentation
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 60
Sucriersqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 12
Flyers du programmeqté 60
Tirages photo pour l'expositionqté 20
Cadres photoqté 20
Supports photoqté 20

Éclairage

Lampes de tableqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 12 pièces
- Eau pétillante - 4 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Pain à la banane - 6 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Salade de poulet - 3 kilos
- Salade de pâtes - 4 kilos
- Salade de pommes de terre - 3 kilos
- Salade verte - 4 kilo
- Focaccia - 8 pièces
- Sauce pesto - 4 bouteilles
- Sauce au yaourt - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Wraps vegan - 30 pièces
- Garniture végane - 1 kilo
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Pain sans gluten - 3 pains
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 3 bouteilles
- Serviettes - 300 pièces

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un stylo par participant inscrit, plus 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute. Installez la table d’inscription près de l’entrée avant l’arrivée du public.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI et l’adaptateur au moins 1 heure avant le début. Gardez un adaptateur supplémentaire si l’ordinateur de l’intervenant n’est pas encore confirmé.
Pour le point café, comptez environ 2 tasses par personne pour une rencontre de quelques heures, ainsi que 1 à 2 verres par personne pour les boissons froides. Prévoyez aussi du café, du thé, du sucre et des cuillères à café en quantité adaptée.
Réservez une chaise par participant et ajoutez 5 % de places si la salle le permet. Pour les tables de buffet et de présentation, vérifiez leurs dimensions avant d’acheter ou de transporter les nappes.
Prévoyez suffisamment de prises accessibles : une multiprise et une rallonge pour chaque zone technique ou de service. Regroupez les câbles le long des murs pour éviter qu’ils traversent les passages vers l’entrée, le buffet ou les sanitaires.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser une conférence photo ?: Prévoyez le mobilier, le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles, le micro, le haut-parleur, les rallonges et les multiprises. Ajoutez le nécessaire pour le café, les boissons, le buffet, les badges et l’accueil des participants.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez environ 1 à 2 verres et 2 tasses par personne pour une conférence de quelques heures. Ajoutez 10 % de vaisselle pour compenser les échanges, les chutes et les visiteurs non inscrits.
Quand préparer le matériel d’une conférence photo ?: Réunissez les fournitures et vérifiez les fichiers de présentation au moins 24 heures avant. Le jour même, installez et testez la projection, le micro et le son au minimum 1 heure avant l’accueil.
Combien de badges nominatifs faut-il imprimer ?: Imprimez un badge par participant confirmé et prévoyez 5 à 10 % de badges supplémentaires. Gardez quelques badges vierges et des stylos à la table d’inscription pour les changements de dernière minute.

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