Conférence médicale : la liste des achats à prévoir

Pour une conférence médicale, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut aussi prévoir le matériel de présentation, les rallonges, la vaisselle et une signalétique visible dès l’entrée. Calcule les quantités selon le nombre d’inscrits, puis ajoute une petite marge pour les invités de dernière minute. Cette liste regroupe les fournitures à acheter ou à apporter avant l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d'inscription
Table de prise de parole

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Pointeur laser
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pince de serviceqté 4
Bouilloiresqté 2
Poubellesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Panneaux de signalisationqté 6
Supports de panneaux de directionqté 6
Blocs-notesqté 60
Stylos à billeqté 60
Presse-papiersqté 4

Nettoyage

Gel hydroalcooliqueqté 4
Chiffons microfibresqté 8
Balai
Pince à déchets

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 6 litre
- Cola Zero - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Pain - 10 pains
- Pain complet - 6 pains
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 1 kilogramme
- Jambon cuit - 1,5 kilogramme
- Filet de dinde - 1 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage à la crème - 750 grammes
- Beurre de cacahuète - 500 gramme
- Confiture - 2 pots
- Laitues - 6 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 2 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Bananes - 4 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Crackers salés - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Biscuits - 6 paquets
- Biscuits sans gluten - 2 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 flacon
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Spray nettoyant - 2 bouteilles

Conseils

Prévois au moins 2 tasses à café et 2 verres à eau par participant si tu ne peux pas organiser de lavage pendant la journée. Ajoute 10 % de vaisselle pour les intervenants et les remplacements.
Pour une pause-café, compte 2 boissons chaudes par personne et par pause, puis prépare les pichets ou thermos 15 à 20 minutes avant le début. Les boissons froides doivent être mises dans les glacières au moins 2 heures à l’avance.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le microphone et le haut-parleur avant l’arrivée du public. Prévois au minimum 2 rallonges et 2 multiprises, car les prises disponibles sont rarement placées au bon endroit.
Prépare les badges nominatifs avec 5 à 10 % d’exemplaires vierges en plus : les corrections de dernière minute et les inscriptions sur place sont fréquentes. Garde-les à la table d’inscription avec la liste imprimée des participants.
Installe les panneaux de signalisation et leurs supports avant l’ouverture, notamment entre l’entrée, la salle et les sanitaires. Vérifie chaque indication depuis le point de vue d’un visiteur qui ne connaît pas le lieu.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses prévoir pour une conférence médicale ?: Compte 2 verres à eau et 2 tasses par participant pour une journée sans lavage intermédiaire. Ajoute une marge de 10 % pour les intervenants, les pertes et les inscriptions tardives.
Quelle quantité de café acheter pour une conférence ?: Prévois environ 2 boissons chaudes par personne et par pause. Pour 50 participants et 2 pauses, cela représente environ 200 portions, à ajuster selon la durée et les habitudes du public.
Quel matériel technique faut-il apporter à une conférence médicale ?: Prévois un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un pointeur laser ou cliqueur, un microphone sans fil et un haut-parleur. Apporte aussi au moins 2 rallonges et 2 multiprises, puis effectue un test complet avant l’accueil.
Quand préparer les badges et la signalétique ?: Imprime les badges au plus tard la veille et prépare 5 à 10 % de badges vierges supplémentaires. Installe la signalétique au moins 30 minutes avant l’ouverture afin de pouvoir corriger un panneau mal placé.

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