Qué necesitas para una conferencia médica

Una conferencia médica necesita más que una sala y un ponente. Hay que preparar el registro, la presentación, el sonido, el café y la señalización para que el programa avance sin interrupciones. Esta lista reúne el material del plan, desde el proyector y el micrófono hasta las tazas, las tarjetas de nombre y las papeleras. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma con antelación qué incluye el lugar.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesascant. 8
Mesa de registro
Mesa de oradores

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófono inalámbrico
Altavozcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Puntero láser
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas para servircant. 4
Teterascant. 2
Papeleracant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 60
Mantelescant. 8
Carteles de señalizacióncant. 6
Soportes para paneles de flechascant. 6
Bloc de notascant. 60
Bolígrafoscant. 60
Portapapelescant. 4

Limpieza

Desinfectante de manoscant. 4
Paños de microfibracant. 8
Escoba
Pinza recoge basura

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 2 cajas
- Café descafeinado - 1 paquete
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 60 botellines
- Spa Rood - 24 botellines
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cola - 6 litros
- Cola Zero - 6 litros
- Limones - 12 unidades
- Pan - 10 barras
- Pan integral - 6 barras
- Mantequilla - 500 gramos
- Queso joven - 2 kilogramo
- Queso curado - 1 kilogramo
- Jamón cocido - 1,5 kilogramo
- Pechuga de pavo - 1 kilogramo
- Hummus - 1 kilogramo
- Queso crema - 750 gramos
- Mantequilla de cacahuete - 500 gram
- Mermelada - 2 tarros
- Lechuga - 6 piezas
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Pimientos - 2 kilogram
- Manzanas - 5 kilogramos
- Plátanos - 4 kilogramos
- Uvas - 3 kilogramos
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Crackers salados - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Galletas - 6 paquetes
- Galletas sin gluten - 2 paquetes
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Ketchup - 1 botella
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 200 unidades
- Toallas de papel - 6 rollos
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Spray de limpieza - 2 botellas

Consejos

Calcula las sillas, los vasos y las tarjetas de nombre para el número final de inscritos, y añade un margen del 5 al 10 % para cambios de última hora.
Reserva un portátil, un proyector, una pantalla, un micrófono inalámbrico y un altavoz; prueba todo al menos 60 minutos antes de la llegada de los asistentes.
Para el registro, prepara una mesa, la lista impresa de participantes y las tarjetas de nombre ordenadas alfabéticamente. Deja el material listo 30 minutos antes de abrir la sala.
Para el servicio de café y agua, cuenta una taza y un vaso por persona como mínimo, además de jarras, termos, bandejas, platos y cubiertos suficientes para los aperitivos.
Comprueba dos días antes si el lugar dispone de cables alargadores, regletas, mesas y señalización. Lleva soportes para flechas y carteles preparados para orientar hacia el registro y la sala de presentación.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia médica?: Prepara una silla por cada participante inscrito y añade entre un 5 y un 10 % de reserva. Para 80 asistentes, por ejemplo, conviene disponer de 84 a 88 sillas.
¿Qué equipo necesito para una presentación médica?: Como mínimo, un portátil, un proyector, una pantalla, un puntero láser o clic de presentación, un micrófono inalámbrico y un altavoz. Haz una prueba técnica al menos 60 minutos antes de empezar.
¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?: Calcula una taza de café y un vaso para agua por persona, con un margen adicional del 10 % si no habrá servicio de lavado durante la jornada. Para 50 personas, prepara al menos 55 unidades de cada tipo.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas de nombre y la señalización?: Imprime y ordena las tarjetas de nombre entre 24 y 48 horas antes, cuando la lista de participantes esté casi cerrada. Coloca los carteles y los soportes de flechas entre 30 y 60 minutos antes de abrir la ubicación.

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