Que faut-il prévoir pour une conférence de haut niveau ?

Une conférence de haut niveau demande plus qu’une salle et un programme imprimé. Il faut prévoir l’accueil des participants, l’installation de la scène, la projection, le son, les supports pour les intervenants et la restauration. Cette liste rassemble le matériel et les fournitures à acheter ou à apporter, depuis les porte-badges jusqu’aux câbles HDMI. Vérifiez les quantités à partir du nombre d’inscrits, d’intervenants et de tables prévues.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 12
Tables d’inscriptionqté 3
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 6
Nappesqté 30

Équipement

Ordinateur portable de présentationqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 6

Inscription

Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Stylos de comptoirqté 20
Bacs d'inscriptionqté 6
Presse-papiersqté 6
Numéros de tableqté 30

Présentation

Chevaletsqté 4
Supports pour paperboardqté 4
Marqueursqté 24
Blocs-notesqté 180
Stylos à billeqté 220
Cartes des intervenantsqté 20
Dossier de présentationqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Cuillères à caféqté 180
Couteaux à dînerqté 180
Fourchettes de tableqté 180
Louchesqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 16
Bacs à buffetqté 12
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannières logoqté 6
Fond de scène
Centres de tableqté 24
Panneaux de table pour les nomsqté 24
Guirlandes de fanionsqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses
- Grains de café - 8 paquets
- Assortiment de sachets de thé - 6 boîtes
- Café décaféiné - 2 paquets
- Chocolat chaud - 4 paquets
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait de soja - 4 litres
- Sucre - 4 paquets
- Édulcorants - 4 boîtes
- Miel - 3 pots
- Citrons - 4 kilo
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 120 bouteilles
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Mélange de noix - 6 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Toast - 8 paquets
- Houmous - 10 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage aux herbes - 6 barquettes
- Brie - 4 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Saucisse grillée - 3 kilo
- Tartinades végétariennes - 12 barquettes
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Poires - 6 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Tomates cerises - 5 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Carottes - 4 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Salade mixte - 8 kilos
- Pain complet - 20 pains
- Petits pains blancs - 220 pièces
- Petits pains complets - 120 pièces
- Mini croissants - 220 pièces
- Mini muffins - 220 pièces
- Beurre doux - 3 kilos
- Pommes de terre - 25 kilos
- Riz - 12 kilos
- Pâtes - 12 kilos
- Blanc de poulet - 18 kilos
- Burgers végétariens - 60 pièces
- Légumes grillés - 15 kilos
- Sauce tomate - 12 pots
- Pesto - 8 pots
- Mayonnaise - 6 bouteilles
- Ketchup - 6 bouteilles
- Moutarde - 4 pots
- Sauce à l’ail - 4 bouteilles
- Huile d’olive - 4 litres
- Huile de tournesol - 3 litres
- Sel - 2 paquets
- Poivre noir - 2 petits pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Herbes italiennes - 2 pots
- Poudre d'ail - 2 pots
- Cannelle - 2 pots
- Sucre en morceaux - 3 paquets
- Gobelets à dessert - 180 pièces
- Flan à la vanille - 180 portions
- Mousse au chocolat - 180 portions
- Fruits frais pour dessert - 12 kilos
- Biscuits - 12 paquets
- Glaçons - 30 kilos
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Filtres à café - 3 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs-poubelle - 120 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 2 boîtes
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets
- Désodorisant - 6 aérosols

Conseils

Prévoyez un porte-badge et un tour de cou par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute et les badges réimprimés.
Pour la technique, emportez au moins deux câbles HDMI, deux adaptateurs compatibles avec les ordinateurs des intervenants et une rallonge par zone équipée. Testez chaque combinaison la veille.
Comptez une chaise par participant, plus une chaise supplémentaire par intervenant sur scène. Installez la table de scène et les chaises des intervenants avant l’arrivée du public.
Préparez un stylo de comptoir pour chaque personne affectée à l’accueil et gardez plusieurs stylos de rechange. Les presse-papiers et bacs d’inscription évitent que les formulaires et badges se mélangent.
Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil et prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure. Confirmez la commande du catering au plus tard quelques jours avant la conférence.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une conférence ?: Prévoyez un badge par participant, intervenant et membre de l’équipe présent sur place. Ajoutez 5 à 10 % de badges vierges ou imprimables pour les changements de dernière minute.
Quel matériel technique faut-il pour une conférence ?: Prévoyez un ordinateur portable de présentation, un projecteur, un écran, des microphones, une console de mixage, des haut-parleurs et un cliqueur. Prenez au moins deux câbles HDMI, deux adaptateurs et une batterie externe de secours.
Combien de chaises faut-il pour une conférence ?: Comptez une chaise par participant assis et une chaise par intervenant sur scène. Ajoutez 5 % de marge si les inscriptions ne sont pas encore clôturées ou si la disposition de la salle peut changer.
Quand faut-il préparer le matériel d’accueil ?: Imprimez les badges et les programmes la veille, après la dernière vérification de la liste des participants. Installez les tables d’inscription, les porte-badges, les lanyards, les stylos et les bacs au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes.

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