Qué necesitas para una conferencia de alto nivel

Una conferencia de alto nivel necesita más que una sala y un programa. Esta lista reúne 63 artículos para preparar la acreditación, acomodar a los asistentes, apoyar a los ponentes y garantizar que las presentaciones se vean y se escuchen bien. Comprueba con antelación el portátil, el proyector, los micrófonos, los cables y los adaptadores. También tendrás que prever materiales para el registro, folletos, rotuladores y el servicio de catering.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 170
Mesas plegablescant. 24
Mesas altas tipo cóctelcant. 12
Mesas de registrocant. 3
Mesa del escenario
Sillas para ponentescant. 6
Manteleríacant. 30

Equipo

Portátil de presentacióncant. 2
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 6

Registro

Portabadgescant. 180
Lanyardscant. 180
Bolígrafos para la recepcióncant. 20
Cajas de registrocant. 6
Portapapelescant. 6
Números de mesacant. 30

Presentación

Pizarras de hojascant. 4
Atriles de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 24
Bloc de notascant. 180
Bolígrafoscant. 220
Tarjetas para ponentescant. 20
Carpeta de presentacióncant. 10

Vajilla

Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Cuchillos de cenacant. 180
Tenedores de cenacant. 180
Cucharonescant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 16
Bandejas de bufécant. 12
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banners con el logocant. 6
Fondo de escenario
Centros de mesacant. 24
Carteles de mesa con nombrescant. 24
Guirnaldascant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Luces decorativascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras
- Granos de café - 8 paquetes
- Surtido de bolsitas de té - 6 cajas
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Chocolate caliente - 4 paquetes
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche de soja - 4 liter
- Azúcar - 4 paquetes
- Edulcorantes - 4 cajas
- Miel - 3 tarros
- Limones - 4 kilo
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Ginger beer - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 120 botellines
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 18 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Cacahuetes salados - 6 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Frutos secos mixtos - 6 bolsas
- Crackers salados - 8 paquetes
- Tostadas - 8 paquetes
- Hummus - 10 envases
- Queso crema - 8 tarrinas
- Queso untar con hierbas - 6 tarrinas
- Brie - 4 kilos
- Queso joven - 5 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Salchicha a la parrilla - 3 kilos
- Untables vegetarianos - 12 tarrinas
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Peras - 6 kilo
- Plátanos - 6 kilos
- Tomates cherry - 5 kilo
- Pepinos - 4 kilo
- Zanahorias pequeñas - 4 kilo
- Pimientos - 4 kilos
- Ensalada mixta - 8 kilos
- Pan integral - 20 barras
- Panecillos blancos - 220 unidades
- Panecillos integrales - 120 unidades
- Mini croissants - 220 unidades
- Mini muffins - 220 unidades
- Mantequilla - 3 kilos
- Patatas - 25 kilos
- Arroz - 12 kilo
- Pasta - 12 kilos
- Pechuga de pollo - 18 kilos
- Hamburguesas vegetarianas - 60 unidades
- Verduras a la parrilla - 15 kilos
- Salsa de tomate - 12 tarros
- Pesto - 8 tarros
- Mayonesa - 6 botellas
- Ketchup - 6 botellas
- Mostaza - 4 tarros
- Salsa de ajo - 4 botellas
- Aceite de oliva - 4 litros
- Aceite de girasol - 3 litros
- Sal - 2 paquetes
- Pimienta negra - 2 botes
- Pimentón - 2 botes
- Hierbas italianas - 2 botes
- Ajo en polvo - 2 tarros
- Canela - 2 frascos
- Terrones de azúcar - 3 paquetes
- Vasos para postre - 180 unidades
- Pudin de vainilla - 180 porciones
- Mousse de chocolate - 180 porciones
- Fruta fresca para postre - 12 kilos
- Galletas - 12 paquetes
- Cubitos de hielo - 30 kilos
- Servilletas de papel - 1000 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Filtros de café - 3 paquetes
- Agitadores - 500 unidades
- Vasos de papel - 250 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 3 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 120 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 2 cajas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Guantes de goma - 12 pares
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Ambientador - 6 aerosoles

Consejos

Calcula el material de acreditación según el número final de participantes y añade un margen del 10 % para inscripciones tardías, errores y ponentes adicionales.
Prepara al menos dos cables HDMI, los adaptadores necesarios y un enrollacables; una presentación puede quedar bloqueada por una conexión incompatible o un cable demasiado corto.
Reserva un micrófono inalámbrico para las intervenciones y otro para preguntas del público si el formato incluye debate. Comprueba las baterías antes de abrir la sala.
Lleva un clic de presentación y una batería externa para el portátil. Prueba cada presentación completa con el proyector y la pantalla el mismo día, preferiblemente varias horas antes del inicio.
Pide al catering las preferencias dietéticas junto con la inscripción y confirma las cantidades antes de hacer la compra. Enfría las bebidas y prepara el material de recepción antes de que lleguen los primeros asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia de alto nivel?: Necesitas una silla por participante confirmado, más las sillas reservadas para los ponentes. Añade entre un 5 % y un 10 % de margen si la inscripción sigue abierta o esperas asistentes sin confirmación.
¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y los adaptadores.
¿Cuántas acreditaciones y lanyards debo comprar?: Prepara una acreditación y un lanyard por participante confirmado, ponente y miembro del equipo que necesite identificación. Añade un 10 % adicional para cambios de nombre, pérdidas y registros de última hora.
¿Cuándo debo pedir el catering para la conferencia?: Confírmalo en cuanto tengas el programa y una primera previsión de asistentes, y cierra las cantidades y preferencias dietéticas al menos 3 días antes. Revisa de nuevo el número final el día anterior.

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