Einkaufsliste für eine Topkonferenz

Für eine Topkonferenz brauchst du mehr als Catering und Getränke. Neben Sitzplätzen und Tischen müssen Registrierung, Präsentationen und Bühnentechnik am Veranstaltungstag funktionieren. Plane Verbrauchsmaterialien für alle Teilnehmenden plus eine Reserve ein, besonders bei Namensschildern, Stiften und Kabeln. Die vollständige Liste hilft dir, Einkäufe, Leihmaterial und die letzten Kontrollen rechtzeitig zu organisieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 170
KlappischeAnz. 24
Hohe StehtischeAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 3
Podiumstisch
RednerstühleAnz. 6
TischwäscheAnz. 30

Ausstattung

PräsentationslaptopAnz. 2
ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 6

Registrierung

BadgehalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
TresenstifteAnz. 20
RegistrierungsboxenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
TischnummernAnz. 30

Präsentation

FlipchartsAnz. 4
Flipchart-StänderAnz. 4
StifteAnz. 24
NotizblöckeAnz. 180
KugelschreiberAnz. 220
SprecherkärtchenAnz. 20
PräsentationsmappeAnz. 10

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 180
DinnermesserAnz. 180
EsstischgabelnAnz. 180
ServierlöffelAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 16
BuffetbehälterAnz. 12
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

Logo-BannerAnz. 6
Bühnenrückwand
TischdekorationenAnz. 24
Namensschilder für TischeAnz. 24
WimpelkettenAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 8 Packungen
- Teebeutel-Sortiment - 6 Kartons
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Heiße Schokolade - 4 Packungen
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Sojamilch - 4 Liter
- Zucker - 4 Packungen
- Süßstoff - 4 Packungen
- Honig - 3 Gläser
- Zitronen - 4 kilo
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Ingwerbier - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pilsener - 120 Flaschen
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rotwein - 18 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Knabbermischung - 6 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Gemischte Nüsse - 6 Beutel
- Salzcracker - 8 Packungen
- Toast - 8 Packungen
- Hummus - 10 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Brie - 4 Kilo
- Junger Käse - 5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 3 Kilo
- Grillwurst - 3 Kilo
- Vegetarische Aufstriche - 12 Becher
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Birnen - 6 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Cherrytomaten - 5 Kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Möhren - 4 Kilo
- Paprika - 4 Kilo
- Gemischter Salat - 8 kilo
- Vollkornbrot - 20 Brote
- Weiße Brötchen - 220 Stück
- Vollkornbrötchen - 120 Stück
- Mini-Croissants - 220 Stück
- Mini-Muffins - 220 Stück
- Butter - 3 Kilo
- Kartoffeln - 25 Kilo
- Reis - 12 kilo
- Pasta - 12 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 18 kilo
- Vegetarische Burger - 60 Stück
- Gegrilltes Gemüse - 15 Kilo
- Tomatensauce - 12 Gläser
- Pesto - 8 Gläser
- Mayonnaise - 6 Flaschen
- Ketchup - 6 Flaschen
- Senf - 4 Gläser
- Knoblauchsoße - 4 Flaschen
- Olivenöl - 4 Liter
- Sonnenblumenöl - 3 Liter
- Salz - 2 Packungen
- Schwarzer Pfeffer - 2 Döschen
- Paprikapulver - 2 Dosen
- Italienische Kräuter - 2 Gläser
- Knoblauchpulver - 2 Dosen
- Zimt - 2 Dosen
- Würfelzucker - 3 Packungen
- Dessertbecher - 180 Stück
- Vanillepudding - 180 Portionen
- Schokoladenmousse - 180 Portionen
- Frisches Obst für Dessert - 12 Kilo
- Kekse - 12 Packungen
- Eiswürfel - 30 Kilo
- Papierservietten - 1000 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Kaffeefilter - 3 Packungen
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Pappbecher - 250 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 120 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 2 Kartons
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Lufterfrischer - 6 Sprühdosen

Tipps

Plane pro erwarteter Person einen Badgehalter und ein Lanyard ein, dazu mindestens 5 bis 10 Prozent Reserve. So kannst du kurzfristige Anmeldungen oder beschädigte Namensschilder abfangen.
Rechne beim Wasser und bei alkoholfreien Getränken für den Empfang mit zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde. Stelle die Getränke rechtzeitig kalt und halte zusätzlich Wasser für Referierende bereit.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens am Vortag mit genau dem Laptop, Projektor und HDMI-Adapter, die vor Ort verwendet werden. Lege für jeden Anschluss mindestens ein passendes Ersatzkabel oder einen Adapter bereit.
Plane Registrierungsmaterial für den tatsächlichen Andrang: Bei 100 Gästen sind zwei Registrierungstische und mindestens zwei Personen für die Ausgabe sinnvoll. Klemmbretter, Stifte und Registrierungsboxen sollten bereits sortiert an den Tischen liegen.
Bestelle oder leihe Mobiliar nicht erst nach dem finalen Programm. Klappische, Kongressstühle, Stehtische sowie Podiumstisch und Rednerstühle müssen vor dem Aufbau anhand des Raumplans gezählt werden.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Topkonferenz?: Du brauchst Mobiliar für Sitzplätze, Registrierung und Bühne, außerdem Präsentationslaptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und passende Kabel. Für die Anmeldung kommen Badgehalter, Lanyards, Stifte, Klemmbretter und Registrierungsboxen hinzu.
Wie viele Namensschilder brauche ich für eine Konferenz?: Plane ein Namensschild pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 Teilnehmenden solltest du also etwa 105 bis 110 Namensschilder vorbereiten.
Wie viel Technik brauche ich für eine Konferenzpräsentation?: Für den zentralen Vortrag brauchst du mindestens einen Präsentationslaptop, einen Projektor, eine Projektionsleinwand und einen Präsentationsklicker. Teste die HDMI-Verbindung am Vortag und halte mindestens einen passenden Adapter sowie ein Ersatzkabel bereit.
Wann sollte ich das Konferenzmaterial einkaufen?: Verbrauchsmaterial wie Namensschilder, Lanyards, Notizblöcke und Stifte solltest du spätestens eine Woche vorher beschaffen. Technik und Mobiliar müssen spätestens am Vortag bestätigt und getestet werden, damit fehlendes Material noch ersetzt werden kann.

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