Checklist pour organiser une conférence de haut niveau

Une conférence de haut niveau se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et le programme, puis les intervenants, les inscriptions et la logistique. Cette checklist vous aide à suivre les 74 tâches du plan sans oublier les détails qui ralentissent souvent la journée. Prévoyez notamment le contrôle des besoins alimentaires, des présentations et des badges. La veille, vérifiez la technique, les réservations, les espaces et le matériel d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Concevoir les badges nominatifs
Créer les programmes
2 personnes
Confirmer les réservations
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Vérifier les informations du badge
Faire les courses
3 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Rassembler les présentations
Brancher l’ordinateur portable
2 personnes
Installer le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler le niveau sonore
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Ouvrir l’inscription
4 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Animer les questions de la salle
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
4 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
5 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle et les verres
4 personnes
Accompagner l’intervenant de clôture
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver les photos et les vidéos
Envoyer les messages de remerciement
Partager les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 12
Tables d’inscriptionqté 3
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 6
Nappesqté 30

Équipement

Ordinateur portable de présentationqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 6

Inscription

Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Stylos de comptoirqté 20
Bacs d'inscriptionqté 6
Presse-papiersqté 6
Numéros de tableqté 30

Présentation

Chevaletsqté 4
Supports pour paperboardqté 4
Marqueursqté 24
Blocs-notesqté 180
Stylos à billeqté 220
Cartes des intervenantsqté 20
Dossier de présentationqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Cuillères à caféqté 180
Couteaux à dînerqté 180
Fourchettes de tableqté 180
Louchesqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 16
Bacs à buffetqté 12
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannières logoqté 6
Fond de scène
Centres de tableqté 24
Panneaux de table pour les nomsqté 24
Guirlandes de fanionsqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant d’ouvrir les inscriptions, puis prévoyez une période d’inscription d’au moins 3 à 4 semaines pour obtenir une liste exploitable.
Demandez les présentations des intervenants au plus tard 5 jours avant la conférence. Vous aurez ainsi le temps de tester chaque fichier sur l’ordinateur, le projecteur et les adaptateurs HDMI.
Arrêtez la liste des participants 24 heures avant l’accueil et imprimez les badges après cette vérification. Gardez quelques porte-badges et lanyards vierges pour les changements de dernière minute.
Passez la commande de restauration après avoir recueilli les besoins alimentaires, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez les boissons au frais suffisamment tôt pour le premier accueil et les pauses.
Faites un test technique complet la veille, avec les microphones, la console de mixage, les haut-parleurs, les câbles, le cliqueur et les rallonges. Le jour même, contrôlez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de haut niveau ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, les intervenants, le programme et les inscriptions. Avec plusieurs intervenants ou une restauration importante, commencez plutôt 3 mois à l’avance.
Quand ouvrir les inscriptions pour une conférence ?: Ouvrez le formulaire environ 3 à 4 semaines avant la conférence. Fermez-le ou faites une première vérification 24 à 48 heures avant l’accueil afin de finaliser les badges, les places et la restauration.
Quand tester la technique d’une conférence ?: Faites un test complet la veille, puis un contrôle final 2 heures avant le début. Testez chaque présentation, les microphones sans fil, le projecteur, les câbles HDMI et le cliqueur.
Quand commander le catering pour une conférence ?: Commandez la restauration 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir recueilli les allergies et régimes alimentaires. Confirmez ensuite le nombre final de participants au plus tard 24 heures avant le service.

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