Boodschappenlijst voor een topconferentie

Voor een topconferentie heb je meer nodig dan stoelen en koffie. Regel per deelnemer een badgehouder, lanyard en baliepen, en houd voor techniek rekening met aansluitingen, reservekabels en stroompunten. Controleer uiterlijk een week vooraf de deelnemerslijst, dieetwensen en presentaties. Deze boodschappenlijst helpt je om registratie, presentaties, pauzes en de zaal praktisch klaar te zetten zonder op de ochtend zelf nog essentiële spullen te moeten zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 24
Hoge statafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 3
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 6
Tafellinnenaantal 30

Apparatuur

Presentatielaptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 6

Registratie

Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Baliepennenaantal 20
Registratiebakkenaantal 6
Clipboardsaantal 6
Tafelnummersaantal 30

Presentatie

Flip-oversaantal 4
Flip-overstandaardsaantal 4
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 180
Balpennenaantal 220
Sprekerskaartjesaantal 20
Presentatiemapaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Dinermessenaantal 180
Dinervorkenaantal 180
Opscheplepelsaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 16
Buffetbakkenaantal 12
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Logo-bannersaantal 6
Podiumachterwand
Tafelstukkenaantal 24
Naamtafelbordjesaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 8 pakken
- Theezakjes assortiment - 6 dozen
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Warme chocolademelk - 4 pakken
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Sojamelk - 4 liter
- Suiker - 4 pakken
- Zoetjes - 4 doosjes
- Honing - 3 potten
- Citroenen - 4 kilo
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Gemberbier - 12 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 120 flesjes
- Witte wijn - 24 flessen
- Rode wijn - 18 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Borrelnootjes - 6 zakken
- Olijven - 6 potten
- Gemengde noten - 6 zakken
- Zoute crackers - 8 pakken
- Toastjes - 8 pakken
- Hummus - 10 bakjes
- Roomkaas - 8 kuipjes
- Kruidenkaas - 6 kuipjes
- Brie - 4 kilo
- Jonge kaas - 5 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Grillworst - 3 kilo
- Vegetarische spreads - 12 bakjes
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 8 kilo
- Peren - 6 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Cherrytomaten - 5 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Worteltjes - 4 kilo
- Paprika's - 4 kilo
- Gemengde sla - 8 kilo
- Volkorenbrood - 20 broden
- Witte broodjes - 220 stuks
- Volkoren broodjes - 120 stuks
- Mini croissants - 220 stuks
- Mini muffins - 220 stuks
- Roomboter - 3 kilo
- Aardappelen - 25 kilo
- Rijst - 12 kilo
- Pasta - 12 kilo
- Kipfilet - 18 kilo
- Vegetarische burgers - 60 stuks
- Gegrilde groenten - 15 kilo
- Tomatensaus - 12 potten
- Pesto - 8 potten
- Mayonaise - 6 flessen
- Ketchup - 6 flessen
- Mosterd - 4 potten
- Knoflooksaus - 4 flessen
- Olijfolie - 4 liter
- Zonnebloemolie - 3 liter
- Zout - 2 pakken
- Zwarte peper - 2 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Italiaanse kruiden - 2 potjes
- Knoflookpoeder - 2 potjes
- Kaneel - 2 potjes
- Suikerklontjes - 3 pakken
- Dessertbekers - 180 stuks
- Vanillepudding - 180 porties
- Chocolademousse - 180 porties
- Vers fruit voor dessert - 12 kilo
- Koekjes - 12 pakken
- IJsblokjes - 30 kilo
- Papieren servetten - 1000 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Koffiefilters - 3 pakken
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 3 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 120 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 2 dozen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Luchtverfrisser - 6 spuitbussen

Tips

Reken voor elke deelnemer één badgehouder, één lanyard en één baliepen, plus 5 tot 10 procent reserve voor last-minute inschrijvingen en beschadigde naamkaartjes.
Neem per presentatielaptop minimaal één passende HDMI-adapter mee en leg minstens twee HDMI-kabels als reserve klaar. Test de volledige combinatie uiterlijk één dag voor de conferentie.
Plan per registratietafel één clipboard, één registratiebak en meerdere pennen. Met twee registratietafels kun je pieken bij binnenkomst sneller verwerken dan met één lange wachtrij.
Voorzie elke congresstoel van een vrije looproute naar de uitgang en zet hoge statafels alleen op plekken waar pauzedrankjes niet voor kabels of presentatiemateriaal komen te staan.
Zet dranken en catering niet pas bij aanvang klaar: koel de dranken vooraf en controleer de dieetwensen uiterlijk 48 uur voor het evenement, zodat de cateraar nog kan bijsturen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een topconferentie?: Zorg minimaal voor congresstoelen, klaptafels, registratietafels, badgehouders, lanyards, naamkaartjes, een presentatielaptop, projector, projectiescherm en microfoons. Voeg per deelnemer één badge en lanyard toe en neem 5 tot 10 procent reserve mee.
Hoeveel naamkaartjes moet ik printen voor een topconferentie?: Print één naamkaartje per aangemelde deelnemer en voeg 5 tot 10 procent blanco of reservekaartjes toe. Controleer de badgegegevens uiterlijk één werkdag voor de conferentie, zodat je fouten nog kunt herstellen.
Welke techniek moet ik meenemen naar een topconferentie?: Neem een presentatielaptop, projector, projectiescherm, draadloze microfoons, microfoonstandaards, geluidsmixer, luidsprekers, HDMI-kabels, adapters, verlenghaspels en stekkerdozen mee. Test alles uiterlijk 24 uur vooraf en leg minstens twee reservekabels klaar.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een topconferentie?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 48 uur vooraf en bevestig de catering daarna met het actuele aantal deelnemers. Controleer op de dag zelf of de aparte maaltijden herkenbaar zijn en niet tussen de standaardcatering staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!