Checklist pour organiser une exposition d’art

Une exposition d’art réussie se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, confirmer les artistes, inventorier les œuvres, puis organiser l’accrochage et l’accueil. Cette checklist rassemble 61 tâches et 80 fournitures pour ne pas oublier les fiches d’œuvres, les prix, l’éclairage ou les besoins alimentaires. Elle vous aide aussi à repérer les démarches souvent lancées trop tard, comme l’assurance, le transport des œuvres et la communication locale.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l'espace d'exposition
Confirmer la date de l’exposition
Inviter les artistes
Inventorier les œuvres
2 personnes
Collecter les informations des artistes
Rassembler les fiches de poste
Collecter les informations sur les prix
Créer le plan de l'exposition
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Rédiger le texte publicitaire
Publier l’exposition en ligne
Diffuser la communication locale
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Coordonner le transport des œuvres d’art
2 personnes
Confirmer l’orateur d’ouverture
Vérifier les accords d’assurance
Vérifier la salle technique
2 personnes
Réceptionner les œuvres d’art
3 personnes
Enregistrer les œuvres d’art
2 personnes
Nettoyer la salle en profondeur
3 personnes
Mesurer les murs et les points d’accroche
2 personnes
Accrocher les œuvres
4 personnes
Installer les sculptures
3 personnes
Valider les légendes
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Présenter les artistes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Vérifier l’espace de la galerie
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Mettre à jour les informations de vente
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Sécuriser les œuvres d'art
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Démonter les œuvres d’art
4 personnes
Emballer les œuvres d’art
3 personnes
Renvoyer les œuvres d'art
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Évacuer complètement les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 6
Tabouretsqté 12
Nappesqté 6
Panneaux de séparationqté 4

Présentation

Murs d’expositionqté 8
Soclesqté 6
Vitrinesqté 3
Rails de suspensionqté 12
Crochets pour tableauxqté 40
Câbles en acierqté 40
Prises muralesqté 40
Visqté 40
Présentoirs de tableqté 10
Étiquettes des œuvresqté 40
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de signalisationqté 10
Cartes d'artistesqté 40
Listes de prixqté 10
Film de protectionqté 2

Équipement

Projecteurs LEDqté 16
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passages de câblesqté 6
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Niveaux à bulleqté 2
Échellesqté 2
Chariots de transport manuelqté 2
Écran de présentation
Ordinateur portable
Microphone
Pied de microphone

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Plateauxqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 100
Étiquettes nominativesqté 100
Stylos à billeqté 20
Livre d'orqté 2
Presse-papiersqté 4
Caisse
Petit bac à monnaie
Terminal de paiement

Décoration

Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 6
Papier blancqté 2
Marqueurs noirsqté 10
Ruban adhésif double faceqté 4
Ruban de masquageqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LED de rechangeqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Transport

Couvertures de déménagementqté 20
Film à bullesqté 2
Cartons de déménagementqté 20
Sangles d'arrimageqté 8
Étiquettesqté 100

Catering

Courses

Conseils

Mesurez les murs et les points d’accroche avant de finaliser le plan d’exposition. Prévoyez cette vérification au moins 2 à 3 semaines avant l’ouverture afin de choisir les rails, crochets, câbles et socles adaptés.
Demandez aux artistes les informations des œuvres, les prix et les fiches de poste au même moment. Fixez une date limite d’au moins 10 jours avant le vernissage pour éviter de produire les étiquettes et listes de prix dans l’urgence.
Réservez le transport des œuvres dès que l’inventaire est terminé, idéalement 1 à 2 semaines avant leur réception. Notez pour chaque pièce son état, son emplacement prévu et la personne responsable de la livraison.
Ne repoussez pas l’assurance et la vérification technique de la salle au jour du montage. Contrôlez les prises, rallonges, multiprises, projecteurs LED et passages de câbles avant d’installer les œuvres.
Prévoyez le nettoyage en profondeur avant l’accrochage, puis gardez une courte remise en état après l’installation. Les murs, vitrines, socles et panneaux doivent être propres avant la mise en place des œuvres et de la signalétique.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une exposition d’art ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Réservez la salle et confirmez la date en premier, puis lancez les invitations, l’inventaire des œuvres, la communication et les réservations logistiques.
Combien de temps faut-il pour accrocher une exposition d’art ?: Prévoyez au minimum une demi-journée pour une petite exposition et une journée complète dès que plusieurs artistes ou pièces fragiles sont concernés. Ajoutez 2 à 3 heures pour mesurer, éclairer, poser les étiquettes et vérifier le parcours.
Quand envoyer les invitations pour une exposition d’art ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant l’événement, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Les informations pratiques doivent être définitives avant l’envoi : adresse, horaires, inscription éventuelle et orateur d’ouverture.
Que faut-il prévoir pour l’accrochage d’une exposition ?: Prévoyez les rails, crochets, câbles en acier, vis, niveau à bulle, échelle, perceuse-visseuse, éclairage et protections de sol. Faites l’inventaire et marquez l’emplacement de chaque œuvre au moins 24 heures avant l’ouverture pour limiter les erreurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.