Que prévoir pour une conférence de fournisseurs ?

Une conférence de fournisseurs demande plus qu’un café et un projecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, les pauses, le déjeuner éventuel, les intervenants et les besoins techniques, sans oublier les livraisons et le rangement. Cette liste vous aide à transformer le programme en achats concrets : boissons, vaisselle, badges, signalétique et petits accessoires. Calculez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants, les équipes et les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 90
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 10
Tables à mangerqté 12
Table de prise de parole
Scène
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Chevaletsqté 3
Marqueursqté 12
Amplificateur de son

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Distributeurs de serviettesqté 6

Décoration

Nappesqté 20
Housses de chaiseqté 90
Supports de badges nominatifsqté 90
Lanyardsqté 90
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 10
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-papier toiletteqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 canettes
- Cola Zero - 24 canettes
- Sinas - 18 canettes
- Tonic - 18 canettes
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Olives - 2 kilogrammes
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Mini quiches - 180 pièces
- Miniwraps - 180 pièces
- Œufs farcis - 100 pièces
- Dés de fromage - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Concombres - 8 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Salade composée - 8 kilogrammes
- Tomates - 4 kilogrammes
- Salade de concombre - 4 kilogram
- Salade de pommes de terre - 5 kilogram
- Salade de pâtes - 5 kilogrammes
- Crudités - 4 kilogram
- Sandwichs - 120 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Houmous pour le pain - 1 kilogramme
- Fromage frais aux herbes - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Vinaigrette balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Pâtisseries pour dessert - 100 portions
- Fruits frais - 8 kilogrammes
- Chocolats - 4 kilogrammes
- Serviettes en papier - 400 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Sacs poubelle - 60 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve de 10 % pour les intervenants et les personnes qui restent toute la journée.
Comptez au moins un verre à eau par participant et par pause, puis ajoutez 10 % de marge. Pour un déjeuner ou un apéritif, séparez les verres à vin et à bière afin d’éviter de manquer d’un seul type.
Préparez les badges nominatifs et la liste des participants au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez une dizaine de badges vierges, des marqueurs et quelques attaches de rechange à l’accueil.
Pour la technique, prévoyez au moins un câble HDMI et un adaptateur compatible par ordinateur utilisé, plus une rallonge et une multiprise par zone d’installation. Testez chaque présentation avec le projecteur, l’écran et le son avant l’arrivée des fournisseurs.
Ne commandez pas la vaisselle et les boissons au dernier moment : confirmez les quantités avec le traiteur 3 à 5 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille. Vérifiez aussi les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence de fournisseurs ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge, surtout si la conférence dure toute la journée ou accueille plusieurs intervenants.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour une conférence ?: Prévoyez au minimum une assiette, un verre à eau et une tasse par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un buffet avec dessert, comptez aussi une assiette à dessert par personne et quelques pièces supplémentaires pour les livraisons ou la casse.
Quand acheter ou commander le matériel pour une conférence ?: Réservez le mobilier, la technique et le catering au moins 2 à 3 semaines avant la date. Faites les achats de dernière minute 3 à 5 jours avant, puis vérifiez les livraisons et les câbles la veille.
Que faut-il garder à l’accueil le jour de la conférence ?: Gardez la liste imprimée des participants, les badges triés, une dizaine de badges vierges, des marqueurs et les informations pratiques. Installez le comptoir d’inscription au moins 60 minutes avant l’ouverture pour régler les derniers problèmes.

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