Qué necesitas para una conferencia de proveedores

Para una conferencia de proveedores necesitas mucho más que sillas y una pantalla. La lista de compras debe cubrir el registro, las presentaciones, el sonido, el catering y los momentos de pausa, sin olvidar adaptadores, cables y menaje suficiente. Calcula las cantidades según el número de participantes y añade un pequeño margen para reposiciones. También conviene tener todo probado y preparado antes de que lleguen las primeras entregas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 90
Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas altas tipo cóctelcant. 10
Mesas de comedorcant. 12
Mesa de oradores
Escenario
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentación
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladorescant. 12
Amplificador de sonido

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Copas de cervezacant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharillas de postrecant. 100
Cubiertos de serviciocant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Dispensadores de servilletascant. 6

Decoración

Mantelescant. 20
Fundas para sillascant. 90
Portanombrescant. 90
Lanyardscant. 90
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Números de mesacant. 12

Iluminación

Luces decorativascant. 10
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantescant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 120 botellines
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 latas
- Cola Zero - 24 latas
- Sinas - 18 latas
- Tónica - 18 latas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 36 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 12 kilogramos
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Aceitunas - 2 kilogram
- Palitos salados - 4 bolsas
- Mini quiches - 180 unidades
- Mini wraps - 180 unidades
- Huevos rellenos - 100 unidades
- Cubitos de queso - 3 kilogram
- Uvas - 4 kilogramos
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Pepinos - 8 unidades
- Zanahorias baby - 3 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Baguettes - 12 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 8 kilogram
- Tomates - 4 kilogramos
- Ensalada de pepino - 4 kilogramo
- Ensalada de patatas - 5 kilogram
- Ensalada de pasta - 5 kilogramos
- Verduras crudas - 4 kilogramo
- Bocadillos - 120 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilogramo
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 1 kilogramo
- Hummus para pan - 1 kilogram
- Queso crema con hierbas - 1 kilogram
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Vinagreta balsámica - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Ajo en polvo - 1 bote
- Pastelitos de postre - 100 raciones
- Fruta fresca - 8 kilogram
- Bombones - 4 kilogramo
- Servilletas de papel - 400 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Palitos para remover - 300 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón líquido de manos - 6 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Bolsas de basura - 60 unidades

Consejos

Calcula las sillas, vasos y platos para el número confirmado de asistentes y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Así puedes cubrir inscripciones de última hora, roturas o cambios en la sala.
Para las presentaciones, prepara un portátil, un proyector, una pantalla, un clic de presentación y al menos un cable HDMI con adaptadores compatibles. Prueba cada presentación antes de abrir la ubicación.
No dejes el sonido para el último momento: comprueba micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, amplificador, cables alargadores y regletas como mínimo 2 horas antes del inicio.
Compra y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de recibir a los proveedores. Como referencia, calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y una bebida adicional por cada hora posterior.
Separa el material del registro del resto de la sala: mesas de inscripción, tarjetas con nombres, acreditaciones y la lista impresa de participantes deben estar juntos y listos al menos 45 minutos antes de la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia de proveedores?: Calcula una silla por participante confirmado y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, salvo que el programa incluya zonas de pie o mesas altas.
¿Cuánta bebida hay que comprar para una conferencia?: Calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y una adicional por cada hora siguiente. Para una conferencia de 4 horas y 80 personas, la referencia es de unas 400 bebidas, ajustando según el catering y las preferencias dietéticas.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes del comienzo. Comprueba las presentaciones, los cables HDMI, los adaptadores, el volumen y la cobertura de los micrófonos en todos los espacios.
¿Qué vajilla necesito para el catering de una conferencia?: Para cada asistente, calcula un plato de cena, un plato de postre, un vaso de agua y una taza de café; añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Las copas de vino y cerveza se calculan según las bebidas realmente servidas, no solo según el número de invitados.

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