Que prévoir pour une conférence filmée ?

Une conférence filmée demande plus qu’un projecteur et quelques chaises. Il faut prévoir le matériel de projection, la sonorisation, les branchements de secours, l’accueil des participants et le service café. Cette liste vous aide à acheter ou à rassembler les éléments nécessaires avant le jour J. Vérifiez aussi les besoins alimentaires et la licence du film avant de confirmer le catering.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Brochures du programmeqté 60
Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Lampe de lecture

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 4 bouteilles
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Sinas - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 2 briques
- Jus de raisin - 2 briques
- Citrons - 6 pièces
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 2 kilogrammes
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Mini-carottes - 2 kilogrammes
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage à la crème - 750 grammes
- Fromage jeune - 1,5 kilogram
- Brie - 750 grammes
- Filet de dinde - 1 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 750 grammes
- Salade aux œufs - 750 gram
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Petits pains sans gluten - 6 pièces
- Petits pains vegan - 8 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 3 sacs
- Barres de chocolat noir - 10 barres
- Biscuits - 6 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Assiettes en papier - 100 pièces
- Sacs poubelle - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles

Conseils

Prévoyez au moins un câble HDMI supplémentaire et les adaptateurs correspondant aux ordinateurs utilisés par les intervenants. Un test complet dans la salle permet de repérer les problèmes de résolution ou de son avant l’arrivée du public.
Pour l’accueil, installez une table d’inscription avec la liste des participants imprimée et les programmes. Préparez ces documents au plus tard la veille afin de pouvoir corriger les dernières inscriptions.
Comptez environ deux tasses par personne pour une pause café et prévoyez de l’eau avec un verre par participant. Les thermos évitent de devoir relancer la machine à café pendant la projection.
Réservez un micro sans fil, des haut-parleurs et une table de mixage si plusieurs personnes prennent la parole. Testez le volume, les piles et la portée du micro avant l’ouverture des portes.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, sans surcharger une seule prise. Gardez les câbles fixés au sol ou placés hors des passages pour éviter les chutes pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quel matériel faut-il pour filmer une conférence ?: Pour la projection et les présentations, prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, les adaptateurs nécessaires et un cliqueur. Pour les interventions, ajoutez un micro sans fil, des haut-parleurs et une table de mixage.
Combien de verres et de tasses prévoir par participant ?: Prévoyez au minimum un verre à eau et deux tasses par personne si une pause café est prévue. Ajoutez environ 10 % de réserve pour les verres renversés, les remplacements et les intervenants.
Quand tester le matériel d’une conférence filmée ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis vérifiez les branchements à nouveau le jour même. Testez notamment l’image, le son, les adaptateurs HDMI et le micro sans fil.
Que prévoir pour l’accueil des participants ?: Installez une table d’inscription, la liste des participants, les brochures du programme et des porte-manteaux. Imprimez les documents au plus tard la veille et gardez quelques exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute.

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