Que faut-il prévoir pour une conférence sur le développement durable ?

Cette liste vous aide à préparer les achats et le matériel d’une conférence sur le développement durable, de l’accueil au rangement. Prévoyez la vaisselle réutilisable, les boissons chaudes, le catering, la signalétique et l’équipement audiovisuel avant le jour J. Les quantités dépendent surtout du nombre d’inscrits et de la durée de l’événement. Gardez une marge de 10 % pour les gobelets, badges et portions, afin d’éviter les ruptures pendant les pauses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Tasses à café réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 70
Couverts réutilisablesqté 70
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Ensemble de haut-parleurs
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Louchesqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 60
Panneaux d'informationqté 6
Supports de panneaux d’itinéraireqté 6
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubelles de triqté 4
Poubelles avec couvercleqté 2
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 4 paquets
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre en morceaux - 2 paquets
- Miel - 2 pots
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Pommes bio - 5 kilogrammes
- Bananes - 4 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix non salées - 2 kilogrammes
- Wraps complets - 60 pièces
- Houmous - 3 kilogrammes
- Falafel - 3 kilogrammes
- Couscous - 3 kilogrammes
- Lentilles rouges - 2 kilogrammes
- Pois chiches - 10 boîtes
- Roquette - 1 kilogramme
- Concombres - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Feta - 2 kilogrammes
- Pain complet - 8 pains
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Sauce au yaourt - 2 liter
- Tahini - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Cumin - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle pour déchets résiduels - 2 rouleaux
- Sacs poubelle compostables - 2 rouleaux
- Serviettes en papier - 4 paquets
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Comptez au minimum un verre réutilisable, une tasse, une assiette et un jeu de couverts par participant, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 80 personnes, prévoyez donc environ 88 unités de chaque article.
Pour la pause café, prévoyez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, avec du café, du thé, de l’eau et des options sans sucre. Préparez les thermos et les pichets avant l’arrivée des participants.
Achetez les produits frais la veille ou le matin même, et utilisez des glacières pour maintenir les aliments sensibles au froid. Les préparations longue conservation peuvent être réunies dès la veille.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les haut-parleurs et le micro sans fil au moins 2 heures avant le début. Gardez une rallonge et une multiprise de secours près de la table de prise de parole.
Installez les panneaux d’information et les supports d’itinéraire avant l’ouverture du lieu, notamment entre l’entrée, l’inscription, la salle et les sanitaires. Préparez aussi les porte-noms par ordre alphabétique pour réduire l’attente à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de gobelets et de tasses faut-il pour une conférence de 50 personnes ?: Prévoyez au moins 50 verres et 50 tasses réutilisables, avec 10 % de marge. Cela représente environ 55 verres et 55 tasses pour absorber les pertes ou les échanges pendant les pauses.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une conférence ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Pour 50 participants et une conférence de 3 heures, prévoyez environ 200 portions au total, en incluant l’eau, le café et le thé.
Quand acheter les produits frais pour une conférence ?: Achetez les produits frais la veille si vous disposez d’un stockage adapté, ou le matin même pour les aliments les plus sensibles. Placez-les dans des glacières jusqu’au service et vérifiez les besoins alimentaires au plus tard quelques jours avant l’événement.
Quand tester le matériel audiovisuel avant la conférence ?: Effectuez un premier test au moins 24 heures avant pour vérifier les branchements et les fichiers de présentation. Refaites un essai complet 2 heures avant l’accueil, avec le vidéoprojecteur, le son, le micro et l’ordinateur utilisés sur place.

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