Qué necesitas para una conferencia de sostenibilidad

Organizar una conferencia sobre sostenibilidad requiere algo más que una sala y una presentación. Esta lista reúne el material que necesitas para recibir a los asistentes, servir café y comida, apoyar al ponente y gestionar los residuos durante la jornada. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un margen del 10 % para vasos, tazas y platos. Comprueba también con antelación la compatibilidad del portátil, el proyector, el micrófono y los cables.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesascant. 8
Mesa de oradores
Perchero

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 70
Tazas de café reutilizablescant. 60
Platos reutilizablescant. 70
Cubiertos reutilizablescant. 70
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Bandejas de servircant. 10
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Equipo de altavoces
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Cucharonescant. 4
Termoscant. 4

Decoración

Portanombrescant. 60
Paneles informativoscant. 6
Soportes para carteles de rutacant. 6
Mantelescant. 8

Limpieza

Contenedores para separación de residuoscant. 4
Papelera con tapacant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 4 paquetes
- Té negro - 3 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar blanco - 2 paquetes
- Miel - 2 tarros
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Manzanas ecológicas - 5 kilogramo
- Plátanos - 4 kilogramos
- Uvas - 3 kilogramos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos sin sal - 2 kilos
- Wraps integrales - 60 unidades
- Hummus - 3 kilogramos
- Falafel - 3 kilogramos
- Cuscús - 3 kilogramos
- Lentejas rojas - 2 kilogram
- Garbanzos - 10 latas
- Rúcula - 1 kilogramo
- Pepinos - 3 kilogram
- Pimientos - 3 kilogramo
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Feta - 2 kilogram
- Pan integral - 8 panes
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aliño de yogur - 2 litros
- Tahini - 2 botes
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Comino - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura para residuos - 2 rollos
- Bolsas de basura compostables - 2 rollos
- Toallitas de papel - 4 paquetes
- Jabón de manos - 3 botellas

Consejos

Calcula al menos un vaso reutilizable por asistente y añade un 10 % extra para reposiciones. Para el café, prepara aproximadamente una taza por persona durante la primera pausa y otra para la segunda.
Comprueba el equipo técnico entre 24 y 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, altavoces, micrófono, alargadores y regletas. Lleva un cable HDMI de reserva si la presentación depende de él.
Compra los productos frescos el mismo día o como máximo el día anterior. Conserva lo que lo necesite en las neveras portátiles y reserva tablas de cortar, cuchillo de chef y cucharones para la preparación y el servicio.
Coloca la señalización de ruta y los paneles informativos antes de abrir la ubicación, especialmente en la entrada, la sala y la zona de catering. Imprime las etiquetas con nombres y prepara los portanombres al menos 2 horas antes.
Calcula un contenedor para cada fracción de residuos en la zona de catering y vacíalos antes de que se llenen. Los manteles, bandejas de servir y cubiertos de servicio deben estar listos antes de que lleguen los primeros asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos reutilizables necesito para una conferencia?: Calcula un vaso por asistente y añade un 10 % de margen. Para 100 personas, prepara al menos 110 vasos reutilizables; si no habrá lavado durante la jornada, considera dos por persona.
¿Cuánto café necesito para una conferencia de un día?: Calcula dos tazas por persona para las pausas principales, más un 10 % adicional. Para 100 asistentes, prepara unas 220 tazas de café y utiliza varias jarras o termos para evitar esperas.
¿Cuándo debo comprobar el proyector y el micrófono?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al abrir la sala, como mínimo 60 minutos antes del inicio. Comprueba también el cable HDMI, los alargadores, las regletas y el volumen de los altavoces.
¿Cuándo comprar los productos frescos del catering?: Compra los productos frescos el mismo día o, como máximo, el día anterior si puedes conservarlos correctamente. Colócalos en las neveras portátiles hasta la preparación y confirma las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido.

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