Liste de courses pour une conférence design

Pour une conférence design, les achats ne se limitent pas au café et aux viennoiseries. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, la vaisselle, le matériel de présentation et les branchements nécessaires. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les éléments à apporter avant l’ouverture du lieu. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits, en gardant une petite marge pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table d'inscription
Pupitre de conférencier
Table des intervenants

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Louchesqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Nappesqté 10
Cartes de menuqté 10
Panneaux d’orientationqté 8

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière blanche - 24 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Eau pétillante - 4 bouteilles
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Houmous - 8 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Mini-wraps - 120 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Saumon fumé - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Légumes grillés - 2 kilos
- Salade verte - 5 kilos
- Salade de pâtes - 6 kilo
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Beurre aux herbes - 8 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini-muffins - 100 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure. Refroidissez l’eau et les autres boissons avant l’arrivée des participants.
Comptez une tasse, un verre à eau, une assiette et un jeu de couverts par participant, avec 10 % de pièces supplémentaires. Cette marge évite de manquer de vaisselle après une pause.
Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le câble HDMI et les adaptateurs au moins 60 minutes avant le début. Les adaptateurs oubliés sont particulièrement fréquents lorsque l’intervenant apporte son propre ordinateur.
Préparez les badges nominatifs et la liste de présence avant l’ouverture, puis installez la table d’inscription près de l’entrée. Prévoyez quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Installez le point café et thé avec les machines, bouilloires, thermos, tasses, petits bols et plateaux avant l’arrivée du traiteur. Pour une pause de 30 minutes, placez au moins deux points de service si vous attendez plus de 40 personnes.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une conférence design ?: Prévoyez les boissons, le café et le thé, les en-cas, la vaisselle, les badges et le matériel nécessaire aux présentations. Ajoutez les câbles, adaptateurs, multiprises et rallonges : ils sont souvent oubliés jusqu’au moment du branchement.
Combien de verres prévoir par personne pour une conférence ?: Comptez au minimum un verre à eau par participant et 10 % de réserve. Si du vin est servi, prévoyez aussi un verre à vin par personne, plus quelques verres supplémentaires pour remplacer la casse.
Combien de temps avant une conférence faut-il installer la technique ?: Commencez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil, et prévoyez 90 minutes si plusieurs intervenants utilisent des ordinateurs différents. Testez chaque présentation, le micro, les enceintes et l’éclairage avant l’ouverture.
Que prévoir pour l’accueil des participants à une conférence ?: Installez une table d’inscription, les badges nominatifs et la liste de présence au moins 30 minutes avant l’arrivée du public. Gardez 5 à 10 badges vierges et quelques stylos pour les modifications de dernière minute.

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