Qué comprar para una conferencia de diseño
Una conferencia de diseño necesita más que sillas y un proyector. Esta lista te ayuda a preparar la recepción, las ponencias, el servicio de café y el catering sin dejar para el último día los cables, adaptadores o materiales de identificación. Calcula las cantidades según el número de asistentes confirmados y añade un pequeño margen para imprevistos. Revisa también las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido de comida.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesa de registro
- Atril para ponente
- Mesa del ponente
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Kit de adaptadores HDMI
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 90
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Cucharonescant. 6
- Neveras portátilescant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Mantelescant. 10
- Cartas del menúcant. 10
- Señales direccionalescant. 8
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 8 unidades
- Spa Blauw - 6 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza blanca - 24 botellines
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino blanco - 6 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Agua con gas - 4 botellas
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Hummus - 8 cuencos
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Mini wraps - 120 unidades
- Queso crema - 2 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Verduras a la parrilla - 2 kilo
- Ensalada verde - 5 kilo
- Ensalada de pasta - 6 kilos
- Baguettes - 12 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Mantequilla de hierbas - 8 tarrinas
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 100 unidades
- Mini muffins - 100 unidades
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
Consejos
- Prepara una silla por asistente confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % si esperas inscripciones de última hora. Reserva además mesas para el registro, el ponente y el catering.
- Lleva un portátil, un cable HDMI y un kit de adaptadores HDMI. Prueba la presentación completa al menos 24 horas antes y guarda una copia de los archivos en otro dispositivo.
- Calcula un vaso de agua por persona y sesión, además de tazas de café, platos y cubiertos para el servicio previsto. Compra o alquila entre un 10 % y un 15 % extra para evitar quedarte corto.
- Para la recepción, imprime una tarjeta de nombre por asistente y entre un 5 % y un 10 % adicional. Imprime también la lista de asistencia como respaldo si falla el registro digital.
- Comprueba la alimentación eléctrica antes del montaje: prepara regletas y cables alargadores suficientes para el proyector, el portátil, el sonido y las máquinas de café. Enfría las bebidas varias horas antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una conferencia de diseño?
- Calcula una silla por persona inscrita. Para 100 asistentes, prepara 100 sillas y, si el espacio lo permite, 5 o 10 adicionales para cambios de última hora.
- ¿Qué equipo necesito para presentar en una conferencia de diseño?
- Como mínimo, prepara un proyector, una pantalla, un portátil, un cable HDMI y un kit de adaptadores HDMI. Comprueba todas las conexiones y los archivos al menos 24 horas antes.
- ¿Cuánta vajilla necesito para el café y el catering?
- Calcula una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por asistente para cada servicio principal. Añade un margen del 10 % al 15 %, especialmente para vasos y tazas.
- ¿Cuándo debo comprar y enfriar las bebidas?
- Haz la compra entre 1 y 3 días antes, según los productos y el espacio de almacenamiento. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes de la llegada de los asistentes y revisa las cantidades el mismo día.
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