Que faut-il prévoir pour une conférence de théâtre ?

Pour une conférence de théâtre, la liste d’achats ne se limite pas aux chaises et au vidéoprojecteur. Il faut aussi préparer l’accueil, les présentations, les pauses et les besoins spécifiques des intervenants. Prévoyez le matériel technique plusieurs jours à l’avance, puis vérifiez chaque câble et adaptateur lors d’un test sur place. Cette liste vous aide à rassembler les équipements, le mobilier et la vaisselle nécessaires avant l’arrivée du public.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises de conférenceqté 100
Éléments de podiumqté 4
Chaises des intervenantsqté 6
Tables de maquillageqté 2
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Boîtier DI
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 10
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 5
Feutres pour paperboardqté 20
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6

Décoration

Fond de scène
Affiches de théâtreqté 12
Chemins de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Barres lumineuses LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Louchesqté 8
Pinces à buffetqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilo
- Eau plate - 60 bouteilles
- Eau pétillante - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Croissants - 100 pièces
- Mini-muffins - 100 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Confiture de fraises - 3 pots
- Vermicelles en chocolat - 2 paquets
- Houmous - 2 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Oranges - 60 pièces
- Mélange de noix - 3 kilos
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips tortilla - 8 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Olives - 2 kilos
- Salade composée - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Tranches de jambon - 2 kilo
- Blancs de poulet en tranches - 2 kilo
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Pâtes - 8 kilos
- Sauce tomate - 8 pots
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Riz - 6 kilos
- Pois chiches - 4 boîtes
- Maïs - 4 boîtes
- Sandwichs - 120 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Sandwichs sans gluten - 15 pièces
- Yaourt - 8 kilos
- Granola - 3 kilos
- Biscuits au chocolat - 8 paquets
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable dédié aux présentations et testez-le avec le vidéoprojecteur, l’écran et les câbles HDMI au moins 24 heures avant la conférence.
Comptez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de places si la salle et la disposition le permettent. Gardez quelques chaises pour les intervenants sur scène.
Pour l’accueil, installez la table d’inscription au moins 45 minutes avant l’ouverture des portes, avec les badges nominatifs et les programmes déjà triés par ordre alphabétique.
Préparez au minimum un adaptateur HDMI de secours, une rallonge et une multiprise supplémentaires : ces petits éléments manquent souvent au moment de brancher un ordinateur invité.
Pour une pause café, prévoyez environ 2 tasses et 2 verres par personne si la vaisselle n’est pas lavée entre les services. Ajoutez des poubelles près de la table de restauration et de la sortie.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence de théâtre ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, plus 5 à 10 % de marge lorsque l’espace le permet. Réservez aussi des chaises distinctes pour les intervenants et les éventuels bénévoles.
Quel matériel technique faut-il pour une conférence de théâtre ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, des adaptateurs, des microphones sans fil, une table de mixage et des haut-parleurs. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant l’événement.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez environ 2 tasses et 2 verres par personne pour une conférence avec une pause, davantage si la vaisselle ne peut pas être lavée pendant l’événement. Pour le vin, adaptez la quantité au programme et au service prévu.
Quand préparer les badges et le programme ?: Imprimez les badges nominatifs et les programmes 1 à 3 jours avant la conférence, après la dernière vérification de la liste des participants. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou modifications de dernière minute.

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