Was braucht man für eine Theaterkonferenz?

Für eine Theaterkonferenz brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Neben Mobiliar für Bühne, Vortragende und Registrierung müssen Bild- und Tontechnik, Kabel sowie Geschirr vollständig vorhanden sein. Plane außerdem Wasser, Kaffee und Catering passend zur Teilnehmerzahl und berücksichtige besondere Ernährungswünsche. Diese Einkaufs- und Materialliste hilft dir, fehlende Adapter, Gläser oder Beschilderung rechtzeitig zu erkennen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KonferenzstühleAnz. 100
BühnenelementeAnz. 4
RednerstühleAnz. 6
UmkleidetischeAnz. 2
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 100
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
DI-Box
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 10
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 5
Flipchart-MarkerAnz. 20
PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 6

Dekoration

Bühnenhintergrund
TheaterplakateAnz. 12
TischläuferAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
LED-LichtleistenAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
BuffetzangenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Stilles Wasser - 60 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Bitter Lemon - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pils - 96 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Croissants - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Erdbeermarmelade - 3 Gläser
- Streusel - 2 Packungen
- Hummus - 2 Kilo
- Gurke - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Orangen - 60 Stück
- Nussmix - 3 Kilo
- Naturelchips - 10 Tüten
- Paprikachips - 10 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salzstangen - 6 Tüten
- Oliven - 2 Kilo
- Gemischter Salat - 8 Kilo
- Nudelsalat - 8 kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Kräuterbutter - 2 kilo
- Käsescheiben - 3 kilo
- Schinkenscheiben - 2 Kilo
- Hähnchenbrustscheiben - 2 Kilo
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pfeffer - 1 Glas
- Salz - 1 Packung
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Pasta - 8 kilo
- Tomatensauce - 8 Gläser
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Reis - 6 Kilo
- Kichererbsen - 4 Dosen
- Mais - 4 Dosen
- Brötchen - 120 Stück
- Vegane Brötchen - 30 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 15 Stück
- Joghurt - 8 Kilo
- Granola - 3 Kilo
- Schokoladenkekse - 8 Packungen
- Servietten - 500 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 50 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens einen Konferenzstuhl und einige zusätzliche Plätze ein. Für Vortragende brauchst du separate Rednerstühle; bei einer Bühne sollten Bühnenelemente und ein Umkleidetisch frühzeitig bereitstehen.
Rechne bei einer mehrstündigen Konferenz mit mindestens zwei Kaffeetassen und zwei Wassergläsern pro Person, wenn nicht zwischendurch gespült wird. Für einen Empfang oder Ausklang kommen Weingläser und Dessertteller hinzu.
Prüfe die Präsentationstechnik nicht erst am Veranstaltungstag: Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und passende HDMI-Adapter mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam mit den Referenten.
Plane für jedes Funkmikrofon einen Ersatzakku und halte Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher und eine DI-Box bereit. Kabelkanäle und Verlängerungskabel verhindern Stolperstellen zwischen Technik, Bühne und Sitzbereich.
Richte den Registrierungstisch mit Teilnehmerliste, Namensschildern und klarer Beschilderung mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Kleiderständer und Abfallbehälter dort auf, wo Gäste sie beim Ankommen sofort sehen.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für eine Theaterkonferenz?: Plane einen Konferenzstuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Teilnehmenden sind das 84 bis 88 Stühle, zuzüglich der benötigten Rednerstühle.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Konferenz mit 50 Personen?: Ohne Spülmöglichkeit solltest du mindestens 100 Kaffeetassen und 100 Wassergläser einplanen. Für Catering kommen pro Person mindestens ein Teller, ein Besteckset und bei Dessert zusätzlich ein Dessertteller und ein Löffel hinzu.
Wann sollte ich die Technik für eine Theaterkonferenz testen?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens 24 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei jede Präsentation, den Beamer, die Leinwand, HDMI-Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und die Stromversorgung.
Wie früh muss ich Catering und Ernährungswünsche bestätigen?: Bestätige die finale Personenzahl und alle Ernährungswünsche spätestens 3 bis 5 Werktage vor der Konferenz beim Catering. Halte für kurzfristige Änderungen zusätzlich etwa 5 Prozent Reserveportionen bereit.

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