Que faut-il prévoir pour une conférence de quartier ?

Une conférence de quartier demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil, les ateliers, les pauses-café et la circulation entre les espaces. Compte le mobilier selon le nombre d’inscrits, puis ajoute une marge pour les invités et les bénévoles. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter, notamment la vaisselle réutilisable, les équipements de cuisine et les supports nécessaires aux présentations.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 12
Tabouretsqté 20
Table de scène
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Plans de travail de cuisineqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs d’ordinateur portableqté 2
Batteries externesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Numéros de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-nomsqté 100
Bandes adhésivesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Miniwraps - 100 pièces
- Petits pains - 80 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilos
- Fromage de chèvre - 1 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Salade de œufs - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Pesto - 4 pots
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 1 pot
- Poudre d'ail - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Poivrons - 20 pièces
- Carottes - 4 kilo
- Oignons rouges - 2 kilo
- Salade - 12 laitues
- Roquette - 1 kilo
- Avocats - 20 pièces
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 3 bocaux
- Riz - 8 kilos
- Pâtes - 8 kilos
- Sauce tomate - 12 pots
- Pois chiches - 12 boîtes
- Lentilles - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Lait de coco - 8 boîtes
- Mélange de légumes - 8 kilo
- Champignons - 3 kilos
- Fromage aux herbes - 1 kilo
- Pain à la banane - 6 pièces
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 6 plats
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Étiquettes d’allergènes - 2 sets
- Serviettes - 400 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Cure-dents - 2 paquets
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 8 paquets
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Pansements - 2 boîtes
- Crayons de couleur - 12 boîtes
- Marqueurs indélébiles - 12 boîtes
- Post-it - 20 blocs
- Stylos à bille - 100 pièces
- Étiquettes nominatives en papier - 120 pièces
- Papier d’impression - 3 ramettes
- Filtres à café - 3 paquets

Conseils

Prévois une chaise par participant inscrit, puis ajoute 10 % de sièges supplémentaires pour les intervenants, les bénévoles et les inscriptions de dernière minute.
Pour l’accueil, installe une table dédiée avec les badges nominatifs et le déroulé imprimé. Prépare ces éléments au moins 24 heures avant l’ouverture des portes pour éviter une file dès les premières minutes.
Pour une pause-café, compte au minimum une tasse et un verre par personne, avec 10 % de réserve. Les machines à café, bouilloires et thermos doivent être testés le matin même, surtout si plusieurs espaces sont utilisés.
Réserve un jeu complet de vaisselle réutilisable pour chaque participant attendu : assiette, bol, verre, tasse, couteau, fourchette et cuillère. Ajoute 10 à 15 % de pièces supplémentaires pour les ateliers et les changements de service.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran au moins une heure avant la conférence. Ouvre chaque présentation à l’avance et prévois les feuilles de travail imprimées en fonction du nombre d’inscrits, plus 10 % de copies de secours.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence de quartier ?: Prévois une chaise par personne inscrite, plus environ 10 % de réserve. Pour 80 participants, il faut donc préparer au moins 88 chaises, sans oublier celles des intervenants et des animateurs.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une conférence ?: Compte un exemplaire de chaque pièce par participant et ajoute 10 à 15 % de réserve. Pour 50 personnes, prévois donc environ 55 à 58 assiettes, verres, tasses, bols et couverts.
Quand tester le matériel de projection ?: Fais un premier test au moins 24 heures avant pour vérifier les présentations et les branchements. Refais un contrôle complet une heure avant l’arrivée du public, avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran installés.
Combien de temps faut-il pour préparer l’accueil ?: Prévois au moins 60 minutes avant le début pour installer la table d’inscription, les badges, le déroulé imprimé et les supports. Ajoute 30 minutes si plusieurs ateliers ou espaces doivent être signalés.

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