Wat heb je nodig voor een buurtconferentie?

Een buurtconferentie vraagt om meer dan koffie en stoelen. Je hebt materiaal nodig voor ontvangst, presentaties, workshops, catering en pauzes. Reken per deelnemer op één stoel, één naamkaartje en minimaal één glas; voor een programma met workshops heb je bovendien materiaal per ruimte nodig. Controleer dieetwensen, toegankelijkheid en technische aansluitingen uiterlijk een week vooraf. Met deze boodschappenlijst zie je snel wat je moet kopen, lenen of reserveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Krukkenaantal 20
Podiumtafel
Registratietafel
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Keukenbladenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopladersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Tafelnummersaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Theezakjes - 200 stuks
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Bruiswater - 12 flessen
- Plat water - 24 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Alcoholvrije wijn - 4 flessen
- Stokbroden - 20 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Miniwraps - 100 stuks
- Pistolets - 80 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Oude kaas - 2 kilo
- Geitenkaas - 1 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Kruidenroomkaas - 1 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Gerookte zalm - 1 kilo
- Eiersalade - 1 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Pesto - 4 potten
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 1 potje
- Knoflookpoeder - 1 potje
- Italiaanse kruiden - 1 potje
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 5 kilo
- Paprika's - 20 stuks
- Wortels - 4 kilo
- Rode uien - 2 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Rucola - 1 kilo
- Avocado's - 20 stuks
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Notenmix - 3 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Augurken - 3 potten
- Rijst - 8 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Tomatensaus - 12 potten
- Kikkererwten - 12 blikken
- Linzen - 8 blikken
- Groentebouillon - 2 dozen
- Kokosmelk - 8 blikken
- Groentemix - 8 kilo
- Champignons - 3 kilo
- Kruidenkaas - 1 kilo
- Bananenbrood - 6 stuks
- Appeltaart - 6 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 6 schalen
- Vegan koekjes - 4 pakken
- Allergenenlabels - 2 sets
- Servetten - 400 stuks
- Papieren bekers - 200 stuks
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Tandenstokers - 2 pakken
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 8 pakken
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Pleisters - 2 dozen
- Kleurpotloden - 12 dozen
- Viltstiften - 12 dozen
- Plakbriefjes - 20 blokken
- Balpennen - 100 stuks
- Papieren naamlabels - 120 stuks
- Printpapier - 3 pakken
- Koffiefilters - 3 pakken

Tips

Zet voor de registratie een aparte tafel klaar met naamkaartjes, een geprinte deelnemerslijst en het draaiboek. Plan minstens één vrijwilliger bij de ontvangst en houd ongeveer 10% extra naamkaartjes achter de hand.
Voor koffie en thee is één thermoskan per 10 tot 12 deelnemers een bruikbare richtlijn. Neem daarnaast per persoon minimaal twee kopjes mee als je niet tussendoor wilt afwassen.
Voor presentaties heb je niet alleen een laptop en beamer nodig, maar ook een projectiescherm en passende aansluitkabels. Test elke combinatie uiterlijk één dag vooraf met de aangeleverde presentaties.
Richt elke workshopruimte in met voldoende stoelen en tafels voor de aangemelde groep, plus een kleine reserve van twee stoelen per ruimte. Leg werkbladen en pennen per deelnemer klaar voordat de eerste sessie begint.
Plan voor catering aparte serveerschalen, serveerbladen en opscheplepels; die worden vaak vergeten wanneer alleen borden en bestek worden geteld. Houd voor dieetwensen een duidelijk gemarkeerde plek vrij en controleer de aantallen uiterlijk 48 uur vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een buurtconferentie?: Neem één stoel per aangemelde deelnemer en houd 5 tot 10% reserve aan. Bij 60 deelnemers regel je dus ongeveer 63 tot 66 stoelen, verdeeld over de plenaire ruimte en de workshopruimtes.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een buurtconferentie?: Reken per deelnemer op één bord, één kom, één glas, één koffiekopje en een volledige set mes, vork en lepel. Voeg bij herbruikbaar servies 10% extra toe als er tijdens de dag geen afwasronde is.
Wanneer moet ik de techniek voor een buurtconferentie testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm en kabels uiterlijk één dag vooraf. Controleer ook de presentaties van alle sprekers en neem een reservekabel mee naar de locatie.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een buurtconferentie?: Voor het eerste uur kun je rekenen op twee warme dranken per persoon; daarna gemiddeld één per uur. Bij 60 deelnemers voor een programma van vier uur komt dat neer op ongeveer 240 koppen, exclusief water.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!