Qué necesitas para organizar una conferencia vecinal

Una conferencia vecinal necesita más que una sala y un programa. Hay que preparar el registro, las zonas de reunión, los talleres, el servicio de café y la parte técnica para las presentaciones. Esta lista reúne el material que conviene comprar, pedir prestado o reservar con antelación. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para que no falten vasos, sillas ni material impreso el día del encuentro.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 6
Mantelescant. 12
Taburetescant. 20
Mesa del escenario
Mesa de registro
Percheroscant. 3

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Encimeras de la cocinacant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadores de portátilcant. 2
Baterías externascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Pizarrascant. 6
Números de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 100
Tiras adhesivascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 8

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Bolsitas de té - 200 unidades
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilos
- Agua con gas - 12 botellas
- Agua sin gas - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino sin alcohol - 4 botellas
- Barras de pan - 20 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Miniwraps - 100 unidades
- Pistolets - 80 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Queso añejo - 2 kilo
- Queso de cabra - 1 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema con hierbas - 1 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Ensalada de huevo - 1 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Pesto - 4 frascos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 1 bote
- Ajo en polvo - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 bote
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Pimientos - 20 unidades
- Zanahorias - 4 kilo
- Cebollas rojas - 2 kilo
- Lechuga - 12 unidades
- Rúcula - 1 kilo
- Aguacates - 20 unidades
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Mandarinas - 5 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Pepinillos - 3 tarros
- Arroz - 8 kilos
- Pasta - 8 kilo
- Salsa de tomate - 12 tarros
- Garbanzos - 12 latas
- Lentejas - 8 latas
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Leche de coco - 8 latas
- Mezcla de verduras - 8 kilos
- Champiñones - 3 kilo
- Queso fresco con hierbas - 1 kilo
- Pan de plátano - 6 unidades
- Tarta de manzana - 6 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 6 bandejas
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Etiquetas de alérgenos - 2 juegos
- Servilletas - 400 unidades
- Vasos de papel - 200 unidades
- Palitos para remover - 250 unidades
- Palillos de dientes - 2 paquetes
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Papel toalla - 8 paquetes
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Guantes de goma - 12 pares
- Parches - 2 cajas
- Lápices de colores - 12 cajas
- Rotuladores - 12 cajas
- Notas adhesivas - 20 blocs
- Bolígrafos - 100 unidades
- Etiquetas de nombre de papel - 120 unidades
- Papel de impresión - 3 paquetes
- Filtros de café - 3 paquetes

Consejos

Calcula las sillas según las inscripciones y añade entre un 10 % y un 15 % para asistentes sin registro previo. Reserva también mesas para el registro, el escenario y cada taller.
Para el café, prepara al menos 2 tazas por persona durante una jornada de media duración. Comprueba con 48 horas de antelación que haya suficientes máquinas de café, teteras, termos y espacio de encimera.
Cuenta la vajilla reutilizable por servicio, no solo por asistente: una persona puede usar 2 vasos, 1 taza y varios platos durante el día. Prepara además bandejas, cucharones y pinzas para evitar colas en la zona de comida.
No dejes la parte técnica para la mañana del evento. Prueba el portátil, el proyector y la pantalla al menos 24 horas antes, y recopila las presentaciones en un único dispositivo como mínimo el día anterior.
Imprime el plan de trabajo, las tarjetas de nombre y las hojas de trabajo con tiempo. Lleva un 10 % extra de copias y separa el material de cada taller antes de abrir el registro.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia vecinal?: Calcula una silla por asistente inscrito y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Para 80 personas, prepara entre 88 y 92 sillas, además de las necesarias para ponentes y monitores.
¿Cuánto café y vajilla hacen falta por persona?: Para una conferencia de media jornada, calcula 2 tazas de café por persona y al menos 2 vasos reutilizables. Prepara también un plato por servicio y una reserva del 10 % para reposiciones.
¿Cuándo debo probar el proyector y las presentaciones?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes. Reúne las presentaciones en el portátil el día anterior y vuelve a comprobar conexiones, sonido y visibilidad al llegar a la sala.
¿Cuándo hay que imprimir las hojas de trabajo y las tarjetas de nombre?: Imprime el material entre 2 y 3 días antes, cuando las inscripciones y los talleres estén cerrados. Añade un 10 % de copias extra y prepara las tarjetas de nombre como mínimo la víspera.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.