Conférence de presse : la liste de courses complète

Une conférence de presse demande plus que des chaises et un micro. Il faut prévoir l’accueil des journalistes, les dossiers à remettre, l’affichage, les boissons et tout le matériel pour présenter et enregistrer les interventions. Cette liste rassemble les fournitures et équipements à acheter ou à apporter, avec les points souvent oubliés avant l’ouverture des portes. Vérifiez aussi les besoins alimentaires déclarés lors des inscriptions afin d’éviter les commandes inadaptées.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 75
Tablesqté 10
Table de scène
Table de loge
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Enregistreurs audioqté 2
Trépiedqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampadairesqté 2

Décoration

Fond de scène
Bannières logoqté 2
Panneaux directionnelsqté 8
Compositions florales de tableqté 6

Inscription

Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Panneau d’inscription

Documentation

Dossiers de presseqté 80
Flyers du programmeqté 80
Blocs-notesqté 80
Papier d'impression A4qté 2
Enveloppesqté 80

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Bâtonnets de sucre - 150 pièces
- Édulcorants - 100 pièces
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pils - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Mini-quiches - 120 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Wraps végétariens - 40 pièces
- Wraps véganes - 30 pièces
- Wraps sans gluten - 20 pièces
- Sandwiches au fromage - 40 pièces
- Sandwichs au poulet - 40 pièces
- Sandwiches vegan - 30 pièces
- Houmous - 4 bacs
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Tranches de fromage - 2 paquets
- Crackers - 6 paquets
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Concombres - 8 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix mélangées - 4 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 400 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Préparez un badge nominatif et un porte-badge par participant confirmé, puis ajoutez 10 % de marge pour les inscriptions de dernière minute. Prévoyez aussi au moins un stylo et un presse-papiers au comptoir d’enregistrement.
Pour chaque ordinateur ou appareil utilisé pendant la présentation, prenez le chargeur correspondant, un câble HDMI de secours et une rallonge supplémentaire. Testez les connexions au moins 60 minutes avant l’arrivée de la presse.
Comptez un microphone sans fil par intervenant susceptible de prendre la parole, plus un microphone de réserve si plusieurs personnes interviennent. Les pieds de micro et la console de mixage doivent être installés et testés avant l’ouverture.
Constituez un dossier de presse pour chaque journaliste inscrit et imprimez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Placez-les à l’accueil ou sur les tables avant le début de la conférence, avec les panneaux directionnels déjà visibles depuis l’entrée.
Refroidissez les boissons au moins 2 heures avant le début et prévoyez une quantité adaptée au format de la rencontre. N’oubliez pas les batteries externes pour les journalistes et les enregistreurs audio pour conserver une copie des interventions.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour l’accueil des journalistes ?: Prévoyez un comptoir d’enregistrement, un badge et un porte-badge par participant, ainsi qu’un stylo et un presse-papiers par poste d’accueil. Ajoutez environ 10 % de badges vierges pour les arrivées non confirmées.
Combien de dossiers de presse faut-il imprimer ?: Imprimez un dossier par journaliste inscrit et ajoutez une marge de 10 %. Pour 30 inscrits, préparez donc 33 dossiers afin de couvrir les inscriptions tardives et les exemplaires de remplacement.
Quand tester le matériel audiovisuel d’une conférence de presse ?: Effectuez un premier test la veille, puis un contrôle complet au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifiez les microphones, la console de mixage, l’écran, le vidéoprojecteur, les câbles HDMI et les rallonges.
Combien de boissons prévoir pour une conférence de presse ?: Pour une rencontre d’environ 2 heures, prévoyez 2 boissons par personne, puis 1 boisson supplémentaire par personne et par heure. Refroidissez-les au moins 2 heures avant le début et adaptez la commande aux besoins alimentaires recueillis.

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