Wat heb je nodig voor een persconferentie?

Voor een persconferentie heb je meer nodig dan een tafel, microfoon en presentatie. Je regelt ook registratie, persmappen, naambadges, bewegwijzering en een werkende back-up voor de techniek. Stem aantallen af op het aantal aangemelde journalisten, sprekers en medewerkers. Reken daarnaast op extra exemplaren: 10% reserve voor badges, persmappen en zitplaatsen voorkomt improviseren bij binnenkomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 75
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Kleedkamertafel
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Opnamerecordersaantal 2
Statiefaantal 2
Laptopladersaantal 2

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Staande lampenaantal 2

Decoratie

Achterwand
Logo-bannersaantal 2
Richtingsbordenaantal 8
Tafelbloemstukkenaantal 6

Registratie

Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 4
Registratiebord

Documentatie

Persmappenaantal 80
Programmaflyersaantal 80
Notitieblokkenaantal 80
A4-printpapieraantal 2
Enveloppenaantal 80

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suikersticks - 150 stuks
- Zoetjes - 100 stuks
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 3 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pils - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 10 zakken
- Miniquiches - 120 stuks
- Miniwraps - 120 stuks
- Vegetarische wraps - 40 stuks
- Veganistische wraps - 30 stuks
- Glutenvrije wraps - 20 stuks
- Sandwiches kaas - 40 stuks
- Sandwiches kip - 40 stuks
- Sandwiches vegan - 30 stuks
- Hummus - 4 bakken
- Roomkaas - 3 kuipjes
- Kaasplakken - 2 pakken
- Crackers - 6 pakken
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Komkommers - 8 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gemengde noten - 4 zakken
- Olijven - 4 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Servetten - 400 stuks
- Papieren handdoeken - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken

Tips

Maak voor elke aangemelde journalist een persmap en voeg minimaal 10% reserve-exemplaren toe. Leg de mappen bij de registratiebalie klaar, samen met naambadges, badgehouders en pennen.
Test laptop, beamer, presentatiescherm, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers uiterlijk 60 minuten voor aanvang in de definitieve zaalopstelling. Neem minstens één reserve-HDMI-kabel en twee verlengkabels mee.
Koel water en andere dranken minstens 2 uur vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas de hoeveelheid aan op de bevestigde aanmeldingen.
Zet voor registratie 1 clipboard en 1 pen per medewerker klaar, plus ongeveer 10% extra. Een tweede registratieplek is praktisch vanaf ongeveer 50 gasten, zodat de rij niet direct voor de ingang ontstaat.
Regel richtingsborden en logo-banners vóór het openen van de locatie. Controleer ook de route vanaf de entree naar registratie, zaal en eventuele kleedkamer; dit wordt vaak pas ontdekt als de eerste pers arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoeveel persmappen heb ik nodig voor een persconferentie?: Maak één persmap per aangemelde journalist en voeg 10% reserve toe. Bij 40 aanmeldingen bereid je dus 44 mappen voor, zodat last-minute gasten niet zonder materiaal zitten.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een persconferentie?: Zet stoelen klaar voor alle bevestigde aanwezigen en reserveer 10% extra. Bij 60 aanmeldingen zijn 66 stoelen een praktisch uitgangspunt, naast stoelen voor sprekers en medewerkers.
Welke techniek heb ik nodig voor een persconferentie?: Reken minimaal op een laptop, presentatiescherm of beamer, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en een geluidsset met microfoons. Test alles 60 minuten vooraf en neem één reserve-HDMI-kabel en extra laptopladers mee.
Wanneer moet ik de drank voor een persconferentie regelen?: Bestel of koop de dranken uiterlijk 2 werkdagen vooraf en koel ze minstens 2 uur voor aanvang. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.