Organiser une conférence de presse, étape par étape
Une conférence de presse réussie repose surtout sur un enchaînement précis : inviter les bons journalistes, confirmer les intervenants, préparer les contenus et tester la technique. Commencez par la liste de presse et le formulaire d’inscription, puis utilisez les réponses reçues pour finaliser le programme et l’accueil. Les derniers jours servent à assembler les dossiers, vérifier les besoins alimentaires et transmettre les informations d’accès. Le jour J, prévoyez une équipe distincte pour l’enregistrement, la salle et la régie.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
- 2
Mettre à jour la liste de presse
- 3
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 4
Recueillir les questions des journalistes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Confirmer les intervenants
- 8
Finaliser le programme
2 personnes
- 9
Constituer le dossier de presse
2 personnes
- 10
Préparer les badges nominatifs
- 11
Rassembler les fichiers de présentation
- 12
Réserver la technique
- 13
Commander le catering
- 14
Imprimer les panneaux de presse
- 15
Envoyer les indications d'accès
- 16
Envoyer le briefing des intervenants
- 17
Imprimer la liste de présence
- 18
Remplir les dossiers de presse
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
- 23
Installer les tables
3 personnes
- 24
Installer les chaises
3 personnes
- 25
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
- 26
Installer le podium de presse
3 personnes
- 27
Installer le fond
2 personnes
- 28
Brancher les microphones
2 personnes
- 29
Tester la présentation
2 personnes
- 30
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
- 31
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
- 32
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 33
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 34
Accueillir les invités
2 personnes
- 35
Distribuer les badges
- 36
Servir le café et le thé
2 personnes
- 37
Accompagner les intervenants
- 38
Animer la conférence de presse
- 39
Passer les microphones
- 40
Animer la séance de questions-réponses
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 43
Animer les entretiens individuels
2 personnes
- 44
Ranger la salle de presse
2 personnes
- 45
Servir le catering du soir
3 personnes
- 46
Surveiller la sauvegarde technique
- 47
Accompagner les derniers invités
2 personnes
Suivi
- 48
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 49
Démonter l'équipement technique
3 personnes
- 50
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 51
Faire la vaisselle
2 personnes
- 52
Rassembler les déchets
2 personnes
- 53
Nettoyer la salle
3 personnes
- 54
Vérifier le matériel
2 personnes
- 55
Retourner le matériel loué
2 personnes
- 56
Renvoyer le matériel de presse
- 57
Mettre les enregistrements à disposition
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 75
- Tablesqté 10
- Table de scène
- Table de loge
- Tabouretsqté 6
- Porte-manteauxqté 3
Équipement
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 3
- Console de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Ordinateur portable
- Écran de présentation
- Vidéoprojecteur
- Câbles HDMIqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Enregistreurs audioqté 2
- Trépiedqté 2
- Chargeurs d’ordinateur portableqté 2
Éclairage
- Panneaux LEDqté 4
- Lampadairesqté 2
Décoration
- Fond de scène
- Bannières logoqté 2
- Panneaux directionnelsqté 8
- Compositions florales de tableqté 6
Inscription
- Badges nominatifsqté 80
- Porte-badgesqté 80
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 4
- Panneau d’inscription
Documentation
- Dossiers de presseqté 80
- Flyers du programmeqté 80
- Blocs-notesqté 80
- Papier d'impression A4qté 2
- Enveloppesqté 80
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Carafesqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pinces de serviceqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvrez les inscriptions dès que la date, l’horaire et le lieu sont confirmés. Relancez les journalistes inscrits 48 heures avant et envoyez les indications d’accès dans le même message.
- Demandez les questions des journalistes avant la conférence et transmettez-les aux intervenants au moins 2 jours à l’avance. Ils pourront ainsi préparer des réponses courtes et éviter les répétitions.
- Finalisez le programme après traitement des inscriptions, pas avant. Réservez un temps précis pour les questions et prévoyez une personne chargée de les recueillir et de gérer les microphones sans fil.
- Préparez les dossiers de presse et les badges nominatifs la veille, en imprimant quelques exemplaires supplémentaires. Gardez aussi une liste de présence sur presse-papiers à l’entrée pour les arrivées non prévues.
- Testez l’ordinateur portable, l’écran ou le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, la console de mixage et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifiez également les rallonges, multiprises, batteries externes et enregistreurs audio.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une conférence de presse ?
- Envoyez une première invitation 2 à 3 semaines avant la date. Faites une relance 3 à 5 jours avant, puis transmettez les indications d’accès et le programme final aux inscrits au plus tard la veille.
- Combien de temps prévoir pour une conférence de presse ?
- Prévoyez généralement 60 à 90 minutes, dont 15 à 20 minutes pour les questions. Ajoutez 30 minutes avant le début pour l’installation finale, les tests techniques et l’enregistrement des participants.
- Quand préparer le dossier de presse ?
- Rassemblez les textes, chiffres, visuels et fichiers de présentation 3 à 5 jours avant l’événement. Remplissez les dossiers et préparez les badges la veille afin de corriger les dernières modifications sans urgence.
- Combien de temps faut-il pour installer la salle ?
- Comptez au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, le comptoir d’enregistrement, la table de scène et la technique. Ouvrez le lieu 30 minutes plus tôt si le matériel doit être livré ou si la salle est complexe à agencer.
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