Qué necesitas para una conferencia de prensa
Una conferencia de prensa necesita más que micrófonos y sillas. Debes preparar el registro, el material para periodistas, la presentación, la señalización y una zona cómoda para ponentes y medios. Esta lista reúne lo que conviene comprar, reservar o llevar, con cantidades orientativas para una sala de tamaño medio. Ajusta las unidades al número de periodistas inscritos y confirma la parte técnica al menos una semana antes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 75
- Mesascant. 10
- Mesa del escenario
- Mesa de camerino
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 3
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Pantalla de presentación
- Proyector
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Grabadoras de audiocant. 2
- Trípodecant. 2
- Cargadores de portátilcant. 2
Iluminación
- Paneles LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 2
Decoración
- Fondo
- Banners con el logocant. 2
- Señales direccionalescant. 8
- Centros de mesa floralescant. 6
Registro
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Cartel de registro
Documentación
- Carpetas de prensacant. 80
- Folletos del programacant. 80
- Bloc de notascant. 80
- Papel de impresión A4cant. 2
- Sobrescant. 80
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Sobres de azúcar - 150 unidades
- Edulcorantes - 100 unidades
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 3 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsen - 48 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Cava - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Miniquiches - 120 unidades
- Miniwraps - 120 unidades
- Wraps vegetarianos - 40 unidades
- Wraps veganos - 30 unidades
- Wraps sin gluten - 20 unidades
- Sándwiches de queso - 40 unidades
- Sándwiches de pollo - 40 unidades
- Sándwiches veganos - 30 piezas
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 3 tarrinas
- Láminas de queso - 2 paquetes
- Crackers - 6 paquetes
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Pepinos - 8 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos variados - 4 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Servilletas - 400 unidades
- Toallas de papel - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
Consejos
- Prepara una acreditación y un portabadge por persona inscrita, más un 10 % adicional para registros de última hora. Lleva también bolígrafos y portapapeles suficientes para que el mostrador de registro funcione sin esperas.
- Calcula un micrófono inalámbrico por ponente activo y añade uno para preguntas del público. Comprueba la mesa de mezclas, los altavoces y los soportes entre 60 y 90 minutos antes de abrir la sala.
- Lleva al menos un cable HDMI de repuesto, dos regletas y varios alargadores. El portátil, el proyector y la pantalla deben probarse juntos antes de que lleguen los periodistas, no cuando empiece la presentación.
- Coloca señales direccionales desde la entrada hasta el registro y la sala. Un banner visible y un fondo detrás de los ponentes ayudan a identificar el evento en fotografías y grabaciones.
- Enfría las bebidas y confirma el catering con tiempo suficiente para cubrir las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones. Como referencia, calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y deja algunas sin alcohol.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos micrófonos necesito para una conferencia de prensa?
- Calcula un micrófono por cada ponente que intervenga y uno adicional para las preguntas. Para una mesa de cuatro ponentes, prepara cinco micrófonos inalámbricos y comprueba que haya soportes suficientes.
- ¿Cuántas acreditaciones debo imprimir?
- Imprime una acreditación por periodista, ponente y miembro del equipo que necesite acceso. Añade un 10 % extra y prepara el material de registro como mínimo 24 horas antes.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir la sala. Revisa también el cable HDMI, las regletas, los alargadores, los cargadores y una batería externa de repuesto.
- ¿Cuánta bebida necesito para una conferencia de prensa?
- Calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 %. Enfría las bebidas la noche anterior o, como mínimo, cuatro horas antes si el espacio y el equipo lo permiten.
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